Se você, como gestor, não compreende de forma clara os processos que ocorre na organização, é bem possível que ao longo dos meses você não veja melhoria nos resultados, nas metas ou na qualidade da entrega.
Infelizmente essa é a realidade de muitas pequenas empresas brasileiras, colocando-as em desvantagem competitiva frente às organizações que gerenciam os processos e estão concentradas em melhorar constantemente.
Dessa forma, um grande aliado deve ser o BPM, que visa reconhecer os processos que estão sendo executados a fim de gerenciá-los, para que assim, seja possível implementar evoluções.
Por isso, nesse artigo você vai entender mais sobre ele e quais os benefícios reais do Business Process Management
Mas o que seria o BPM?
BPM é a abreviação de Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, em português.
Ou seja, é um conjunto de práticas focadas na melhoria de processos de uma organização.
Logo, podemos dizer que se trata muito mais de uma capacidade de sistematizar a empresa por meio de processos, do que uma metodologia propriamente dita.
O BPM é uma prática indispensável para que a empresa consiga conciliar a sua estratégia com as necessidades e expectativas dos stakeholders.
Afinal, sabemos que quando um processo está funcionando corretamente, reflete na qualidade das entregas.
Sendo assim, os princípios do BPM são:
- inovação;
- flexibilidade;
- e integração com a tecnologia.
Além disso, o BPM tem como foco alcançar os objetivos das organizações, sejam elas grandes ou pequenas, por meio de melhorias e controle de métodos.
Para que serve o BPM nas empresas?
Agora que você já entende o significado de BPM, chegou o momento de compreender como pode ser aplicado no seu negócio.
Para alcançar a melhoria, o BPM pode ser utilizado em 4 etapas:
1. Mapeamento de Processos
Na primeira etapa, é necessário descobrir como são realizadas as atividades que são fundamentais para o funcionamento do negócio.
Portanto, é fundamental documentar e organizar processos quanto a duração, objetivo e a forma que são executados.
Ou seja, reunir informações essenciais para cumprir aquela missão.
Essa etapa é considerada imprescindível, pois permite o conhecimento completo dos processos e onde está os pontos de melhoria.
2. Padronização de processos
Após conhecer os processos, é o momento de encontrar um padrão de organização a ser seguido.
Dessa maneira, os colaboradores devem estar engajados a seguir a nova forma de trabalho, assim como, identificar melhorias na execução.
O foco da padronização é garantir que as atividades sejam entregues com qualidade, sem depender de funcionários específicos, e que todo time seja capaz de desenvolver os processos.
3. Melhoria nos processos
A melhoria consiste em analisar os pontos no processo que não ficaram bem adequados e reformulá-los.
Sendo assim, é preciso:
- Avaliar como o processo pode tornar o time mais produtivo;
- Documentar as lições aprendidas e melhores práticas do processo;
- Reajustar o fluxo de trabalho com base nessas análises.
- Otimização dos processos
Por último, após mapear, padronizar e implementar melhorias, a otimização de processos se torna inevitável dentro da capacidade de organização que o BPM possibilita.
Desta forma podemos citar como benefício: redução de custos, riscos, aumento do aprendizado e qualidade.
Além disso, possuir maior controle e gestão das atividades.
5 Vantagens do Business Process Management
Após entender como pode ser aplicado, chegou o momento de conhecer os principais benefícios relacionados ao BPM.
Confira abaixo as 5 vantagens de utilizá-lo.
1. Processos mais claros
O BPM proporciona que todos os funcionários estejam cientes dos processos e dos objetivos de cada um.
Isso porque, alinhamento e transparência devem ser valores essenciais para manter o time engajado.
Além disso, possuir processos claros é fundamental para os gestores possuírem visão holística da organização e insumos para tomada de decisões cada vez mais assertivas.
2. Produtividade do Time
Quando o time conhece o propósito de suas atividades, bem como das metas a serem alcançadas, tem-se como resultado o aumento da produtividade.
A padronização de processos tem como finalidade evitar o retrabalho, e consequentemente, ociosidade e distração.
Além disso, quando as aplicações do BPM são utilizadas em forma de gestão visual, facilita ainda mais a compreensão dos colaboradores, que saberão exatamente como será sua rotina.
3. Redução de gastos
Possuindo processos eficientes, que estão alinhados com o objetivo central da organização, alta produtividade do time será possível, assim como a redução da taxa de retrabalho e desperdício de matéria-prima, seja ela qual for.
Logo, não podemos negar que, atualmente, possuir uma equipe enxuta, eficiente e com custos reduzidos é sinônimo de se tornar cada vez mais competitivo no mercado.
4. Controle de indicadores
Monitorar indicadores é indispensável para compreender se a organização está indo no caminho correto.
Sabemos que quando não há controle não há gestão.
Por isso, ter a tecnologia como aliada nesse momento é essencial.
Dessa maneira, com processos claros e otimizados, é possível construir indicadores que irão medir os objetivos chaves da organização.
5. Satisfação maior dos clientes
O BPM auxilia a organização a sempre manter o foco no que deve ser inegociável: satisfação dos clientes.
Portanto, entregas qualificadas, no menor tempo possível, garante maior satisfação e retenção dos clientes.
Conclusão
Chegamos ao fim do artigo, e espero que esteja convencido de que as empresas vivem de lucro, e lucro é consequência de processos bem feitos.
Dessa forma, não podemos deixá-los de lado.
Sendo assim, os gestores das organizações devem estar cientes da importância do gerenciamento de processos e como essas metodologias são capazes de levar o seu negócio ao topo.
Por fim, podemos concluir que o BPM é uma excelente ferramenta que temos em nossa disposição para melhor a performance e resultados das empresas.
Então, se você tem interesse em melhorar os processos da sua empresa e, com isso, aumentar a qualidade do seu produto/serviço, entre em contato com a gente e entenda como o mapeamento de processos pode te ajudar.
