Conforme a empresa vai crescendo, as demandas crescem, a equipe cresce e realizar o controle de atividades vai ficando cada vez mais difícil.
Pois, quanto maior o número de profissionais a serem gerenciados, mais complexo será para o gestor realizar o acompanhamento.
Além disso, sem o monitoramento correto, fica fácil esquecer compromissos, ter atrasos nas tarefas e até mesmo perder os prazos de entregas.
Com isso, realizar um controle de atividades é fundamental para rotina empresarial.
Então, se você quer entender como:
- organizar as demandas
- gerenciar tarefas e o tempo delas
- melhorar a performance da empresa
Continue lendo e saiba como!
O que é o controle de atividades?
O controle de atividades é uma técnica utilizada para o acompanhamento das tarefas realizadas na jornada de trabalho dos colaboradores.
É considerada uma ferramenta de gestão bastante abrangente que vai desde o monitoramento de atividades, prazos, entregas, desempenho até o relacionamento do cliente.
Além disso, é o controle de atividades que favorece a organização entre as atividades que estão em diferentes etapas: a serem executadas, aquelas que já estão sendo executadas e as concluídas.
Quais as vantagens de realizar o controle de atividades?
A realização do controle das atividades traz diversos benefícios que serão revertidos para os mais diversos setores da empresa.
1. Aumento da produtividade da empresa
O monitoramento das atividades, resulta, de forma geral, no aumento da produtividade da empresa.
Logo, haverá um reflexo positivo nos resultados financeiros, como aumento do faturamento da instituição.
2. Melhora nos planejamentos estratégicos da empresa
A partir do acompanhamento, é possível melhorar o planejamento, traçar metas, avaliar o desempenho da equipe ou de cada profissional, analisar os riscos e até identificar falhas ou erros.
Com as metas traçadas, é mais fácil alcançar os objetivos da organização.
3. Melhor acompanhamento do desempenho da empresa
Além disso, o controle de atividades gera dados que auxiliarão na análise de indicadores de desempenho da instituição.
Esses dados também poderão ser utilizados para avaliar sua equipe, identificar determinadas habilidades técnicas e comportamentais, a necessidade de novos treinamentos e/ou ajustes nas demandas de trabalho.
Como realizar um controle de atividades eficiente?
No mercado é possível encontrar várias opções que pode te auxiliar nesta jornada.
Investir em tecnologia é a melhor decisão para desfrutar de processos com mais agilidade e facilidade, é sem sombra de dúvidas fundamental para que o controle seja de fato eficiente e prático.
Existem ferramentas como o Trello, o Asana, o Redmine, o Slack, entre tantos outros, que podem te auxiliar nisso.
Mas, para tornar eficiente, o controle deverá envolver alguns dos profissionais relacionados a gestão da empresa:
- gestores
- supervisores
- coordenadores de equipes
Com isso, as informações geradas poderão ser analisadas em 3 níveis:
1. Análise geral
Como o nome sugere, a análise geral engloba o acompanhamento das atividades e da produtividade da organização como um todo, considerando o período que desejar: mês, semana ou dia.
Para o período desejado, deverá ser emitido um relatório a partir do sistema escolhido com os dados sobre as atividades realizadas nele.
Nesse relatório geralmente estão contidas informações de data, hora de início da atividade, responsável, cliente, duração e outras mais.
Com isso, é possível entender, de forma mais ampla, onde estão os gargalos da empresa e, a partir disso, como melhorar isso.
Daí partimos para a análise por equipe, que é o próximo nível.
2. Análise por equipe
As empresas que dividem em equipes ou departamentos poderão consultar suas atividades seguindo essa divisão.
Para empresas de maior porte, o ideal é que o acompanhamento seja realizado dessa forma.
Através dos dados obtidos nos relatórios será possível identificar quais equipes se dão melhor com determinadas atividades, quais prazos que estão sendo entregues, se existem falhas e como corrigi-las, entre outras.
Mas, se o problema persiste, precisamos ir em mais um nível.
3. Análise individual
Nesse nível de controle de atividades, é necessário um pouco mais de atenção e tempo, já que essa análise tende a exigir um pouco mais de detalhamento das tarefas realizadas por cada colaborador.
A partir dos dados do relatório gerado nessa situação e período, conseguirá descobrir a quantidade de tempo dedicada a cada tarefa realizada, averiguando a capacidade produtiva de cada um, e assim, avaliar o que pode ser melhorado nessas distribuições.
Além de realizar o controle de atividades nesses 3 níveis, é importante também distribuir as tarefas pelo tipo de atividade, pelo cliente entre os colaboradores ou equipes que ficarão responsáveis.
Outro ponto importante a ser ressaltado é também implementar um do omanual contens procedimentos para a utilização do sistema escolhido.
Isso facilitará o monitoramento das atividades e setores.
Dica Extra
Uma dica que auxiliará nesse controle e também na análise de desempenho e resultados é mapear os processos mais importantes da empresa.
Assim, facilita que todas as atividades diárias sejam realizadas adequadamente e com isso seu monitoramento é mais assertivo e rápido.
Outro detalhe importante, é que a partir desse controle, o planejamento se torna muito mais eficaz, dando condições de apresentar prazos mais realistas para seus clientes.
Concluindo
É comum que no início dessa implementação, seja necessário demandar mais tempo e atenção com o controle de atividades, o que poderá achar trabalhoso e complexo.
Porém, mesmo diante desse desafio inicial, com o crescimento da empresa, as demandas exigirão ainda mais um controle de atividades adequado.
Por isso, é um investimento que será validado após as primeiras análises de desempenho.
Mas, se você quer dar um passo a mais para melhorar a produtividade da sua empresa, entenda como a Gestão de Processos pode aumentar a eficiência da sua empresa.
