Gerenciamento de processos: o que é e como usar na empresa

José Trindade
José Trindade
em 27/10/2020
Redação
Redação
em 27/10/2020
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Você sabe como garantir a qualidade das entregas do seu negócio?

Pode parecer uma pergunta complexa, mas é bastante comum que os gestores não saibam como garantir que os processos da empresa ocorram com qualidade.

Independente do porte da sua organização, ter processos claros e conhecidos pelos colaboradores é fundamental para o sucesso do negócio.

Dessa forma, o gerenciamento de processos permite aos gestores obter conhecimento geral da empresa, identificando pontos de melhorias e acertos, objetivando sempre o progresso.

Então, se você quer entender como funciona a gestão de processos e quais seus benefícios, continue lendo.

O que é gerenciamento de processos?

O gerenciamento de processos é a definição, análise e melhoria contínua dos processos. 

Sendo assim, utilizando uma abordagem de monitoramento e análise dos processos, é possível controlar a organização de acordo com o objetivo traçado.

Nesse contexto, a sua organização pode se encontrar em diversos cenários.

Muitas vezes o negócio possui processos claros e definidos, mas, continua gerando poucos resultados. Isso pode significar um erro no processo que não está adequado às necessidades.

Dessa forma, é essencial a análise profunda das operações internas da empresa a fim de identificar em qual ponto o processo está defeituoso.

Por outro lado, existem gestores que não conhecem os processos organizacionais e não possui essas atividades bem definidas. Neste caso, o cenário ideal é iniciar um mapeamento de processos para, em seguida, determiná-los.

Logo, quando os processos estão alinhados e definidos é possível analisá-los criticamente em busca de melhorias nos mesmo. Sendo assim, os objetivos do gerenciamento de processos são:

  • Identificar pontos de melhoria;
  • Solucionar possíveis dores na organização;
  • Otimizar a gestão;
  • Monitorar resultados.

Mas qual a importância da gestão de processos?

A gestão eficaz dos processos gera diversos benefícios.

Então, organizamos os 5 principais benefícios para te convencer de iniciar essa transformação no seu negócio.

1. Redução de gastos

Foto de Karolina Grabowska no Pexels

O gerenciamento de processos possibilita uma visão ampliada do negócio, sendo possível acompanhar as atividades e recursos que estão sendo utilizados.

Dessa forma facilita a identificação de desperdícios e recursos mal alocados. Como consequência, o gestor consegue criar planos de ação de redução de custos e despesas.

2. Autonomia do time

Quando os colaboradores são conscientes de todas as suas atividades e responsabilidades, assim como, entendem o seu propósito na empresa, é possível melhorar o desempenho e gerar resultados positivos.

Dessa forma, o time ganha mais autonomia para desenvolver suas atividades e garantir que o objetivo final seja cumprido.

3. Padronização de processos

Um dos principais benefícios é possuir processos padronizados. Imagine que você possui um ótimo vendedor na equipe, por anos ele é o líder de vendas da empresa, ao mesmo tempo, você também possui outros vendedores não apresentam esse desempenho.

Não acredite no dom!

O vendedor de sucesso certamente possui um processo de vendas bem definido para que possa alcançar ótimos resultados.

Dessa maneira, a padronização de processos garante que as atividades e resultados sejam alcançados com qualidade, independente dos responsáveis.

4. Satisfação do cliente

Foto de Andrea Piacquadio no Pexels

O mapeamento e ajuste de processos é uma forma de garantir que as expectativas dos clientes sejam cumpridas.

Portanto, com a padronização desses processos alinhados às necessidades do público-alvo, o negócio conquista a satisfação dos clientes.

5. Decisões mais assertivas

A gestão de processos também é efetiva para monitorar os indicadores da sua empresa e garantir que a estratégia está seguindo pelo caminho certo.

Dessa forma, o gestor tem mais condições de tomar decisões com base em dados.

Como implantar o gerenciamento de processos?

Agora que você está convencido de que precisa de um bom gerenciamento de processos na sua empresa, chegou a hora de conhecer como fazer essa transformação da melhor forma.

Sendo assim, separamos 6 passos para facilitar sua compreensão

1. Planejamento

No primeiro momento, os líderes devem realizar o planejamento contendo os principais objetivos estratégicos da organização.

Para isso, você pode desenvolver uma listagem de todas as macro atividades que são realizadas atualmente, e identificar quais estão alinhadas às necessidades da empresa.

Dessa forma, no fim desse primeiro passo é importante que esteja bem claro aonde o negócio deseja chegar.

2. Análise crítica

Após fazer o levantamento das atividades, chegou o momento de observar se os processos da sua empresa estão de acordo com a demanda do mercado e com a estratégia do negócio.

Para facilitar, você pode utilizar o seguinte exercício mental: Essa atividade contribui para alcançar o objetivo central

3. Mapeamento de processos

Nesse momento, você já identificou os gargalos no fluxo atual da organização.

Nesse sentido, elabore planos de ação para cada dor identificada e imagine como seria a execução. 

Para isso, você pode utilizar de ferramentas como a 5W2H que irão facilitar esse momento.

Em seguida será necessário desenhar todos os processos da sua empresa, definindo responsáveis, prazos e padrão de qualidade esperado. Para isso, você pode utilizar de uma consultoria de mapeamento de processos para garantir que essa etapa seja concluída com expertise.

4. Implantação

Com o documento de mapeamento em mãos, é o momento de apresentar para o time e implementar esses processos conforme foram definidos.

5. Monitoramento

Por fim, durante e após a implantação os líderes devem monitorar constantemente os indicadores dos processos.

É indispensável realizar essa etapa, pois nela será possível identificar os pontos de melhoria e lições aprendidas que serão importantes para aprimorar os processos.

6. Melhoria

A última fase é constituída pela melhoria. Já que, durante o passo anterior, foi possível mapear os pontos de melhoria e o que será necessário remodelar.

Sendo assim, elabore planos de ação a partir dos gargalos e mantenha o mapeamento de processos atualizado.

Conclusão

O gerenciamento de processos é uma metodologia criada com o intuito de otimizar a gestão do negócio, trazendo uma visão estratégica dos processos essenciais da organização.

Dessa forma, o mapeamento e controle de processos se torna indispensável para garantir o sucesso da empresa e entregar valor ao cliente.

Então, caso tornar seus processos claros e simples para sua equipe, entenda como um mapeamento de processos funciona mais a fundo e descubra se é o caminho ideal para seu negócio.

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