Segundo pesquisa realizada pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 75% das organizações brasileiras não possuem uma metodologia de monitoramento de contratos nem contam com uma política eficiente de gestão dos contratos.
Ainda hoje, na era da tecnologia, muitas empresas realizam a gestão dos contratos de forma manual, acarretando impactos negativos para o negócio, como erros durante a criação do contrato, desorganização, perda de contratos importantes, entre outras consequências.
Investir numa gestão de contratos eficiente é uma forma de otimizar esse processo tão importante para sua empresa, eliminando riscos e futuros problemas com a construção dos documentos. Por isso, a gestão de contratos é um fator fundamental para o sucesso da sua organização!
O que é Gestão de contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de técnicas e boas práticas que visam a administração correta do ciclo de vida do contrato, desde a sua criação, execução, negociação, redação e discussão das cláusulas, até o encerramento, entrega e assinatura final do documento.
Muitas empresas ainda realizam esse processo de forma manual, tornando- se lento e improdutivo. Por isso, a gestão de contratos online têm um papel muito importante na rotina das empresas, já que têm como objetivos: economia de tempo, maior produtividade, e consequentemente economia de dinheiro.
Vamos comparar dois processos de assinatura de contrato:
Processo manual:
- Iniciar a negociação;
- Conseguir as informações por e-mail da empresa contratante, como CNPJ; Inscrição Estadual; e-mail, telefone, nome completo e CPF do signatário, endereço completo da contratante, entre outras informações fundamentais para a elaboração do contrato;
- Criação do documento;
- Análise e revisão das cláusulas;
- Impressão do documento;
- Entrega do documento para ambas as partes;
- Assinatura das partes;
- Recebimento do contrato e armazenamento do mesmo.
Processo online e automatizado:
- Captação das informações necessária de ambas as partes através de formulário digital;
- Criação do documento;
- Disparo do documento para assinatura eletrônica;
- Armazenamento do documento em nuvem ou até mesmo na própria plataforma que foi criado.
Conseguiu ver a diferença? Com uma gestão de contrato automatizada, a sua empresa economiza tempo, dinheiro e se previne de possíveis dores de cabeça!
Qual a importância da gestão de contratos?
Como vimos acima, a gestão de contratos se tornou uma competência fundamental para o sucesso das empresas. Com uma gestão de contratos eficiente, é possível:
- Minimizar riscos e erros;
- Identificar possíveis problemas futuros;
- Acompanhar quando o contrato está próximo de expirar;
- Maior proteção à empresa quanto a valores e cláusulas firmadas no contrato;
- Amplia a gama de formatos dos contratos trabalhados, como a de clientes, fornecedores e colaboradores;
Ou seja, a gestão contratual precisa ser parte da cultura de gestão da empresa para que se possa garantir a efetividade das contratações, reduzindo riscos, trazendo benefícios para organização e dando garantia para que ambas as partes se sintam contempladas pelo conteúdo do contrato, prevenindo conflitos futuros.
Como fazer uma boa gestão de contratos?
Para ser eficiente, a gestão de contratos precisa focar na implementação de alguns procedimentos, ferramentas e boas práticas que agilizem, organizem e tragam mais segurança para o processo. A seguir, separamos 7 dicas fundamentais para o seu negócio ter sucesso no gerenciamento de contratos.
Conheça o ciclo de vida do contrato
Para elaborar uma gestão de contratos eficiente, é fundamental que se tenha conhecimento aprofundado das etapas que compõem o ciclo de vida do contrato (criação, execução, negociação, redação, discussão das cláusulas, encerramento, entrega e assinatura final do documento.).
Sabendo com precisão quais são e como funcionam essas etapas, fica mais fácil identificar quais gargalos esses processos possuem e o que precisa ser melhorado.
Dessa forma, é preciso detalhar o que ocorre em cada etapa para facilitar encontrar as melhores estratégias e práticas para melhorá-los.
Atente-se a redação do contrato
Um passo muito importante para se evitar dores de cabeça com contratos, é garantir que eles sejam redigidos da maneira mais correta e clara possível.
Por isso, certifique-se que ambas as partes concordam com os termos declarados em contrato e que o documento esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa.
Nunca use contratos prontos disponíveis na internet, é muito importante que a documentação da sua empresa seja pensada de acordo com sua realidade, por isso, invista em uma assistência jurídica para te ajudar e evitar futuros problemas judiciais.
Fique atento à prazos e serviços acordados
Ficar atento aos prazos é de extrema importância para que não haja comprometimento da credibilidade do seu negócio, nem ocasione possíveis problemas jurídicos.
Por isso, no momento de confecção do contrato, tenha certeza de que sua empresa conseguirá cumprir com o cronograma estipulado previamente. Isso serve especialmente para que seu negócio se previna de multas definidas por serviços entregues fora do prazo programado.
Outro ponto muito importante para se atentar é com relação ao período de vigência do contrato, para evitar a suspensão de algum serviço, já que quando o prazo expira, o direito se extingue com ele.
Além disso, o prazo de vigência é importante para você identificar quando sua empresa tem direito a cobrar multa por algum serviço suspenso antes do prazo por parte do cliente.
Revise constantemente os termos do contrato
Revise sempre que possível os termos descritos em contrato para ficar a par dos direitos e deveres da sua empresa. Enquanto o contrato estiver vigente, muitas situações imprevistas podem acontecer que possam gerar mudanças contratuais.
Se você não tiver uma boa gestão dos contratos, provavelmente pode arcar com prejuízos financeiros e fiscais. Por isso, monitore constantemente os termos acordados em contrato.
Tenha tudo registrado para possíveis auditorias
Fazer uma boa gestão contratual significa cumprir com todas as obrigações previstas no documento. Dessa forma, é importante estar sempre apto a comprovar o cumprimento de todas as obrigações descritas no contrato, ou seja, ter em mãos fotos, documentos, certificados, notas fiscais e qualquer outro material importante para uma possível auditoria (interna ou externa).
Por isso, todas as ações realizadas no serviço a ser prestado, devem estar registradas de forma a resguardar a sua empresa de situações judiciais que possam a prejudicar.
Organize e armazene bem os contratos
A organização é fundamental para o seu negócio ter agilidade na hora de procurar e arquivar documentos. Você pode separar os contratos da sua empresa da seguinte forma:
- Contratos de acordo com a natureza (contratos com clientes, contratos com fornecedores, etc);
- Em seguida, separar por ordem de duração (vencimento em um mês, vencimento em um ano, etc);
- E por fim, separar por ordem alfabética.
Assim, fica mais fácil lidar com revisões, controles de riscos e auditorias, assegurando um gerenciamento adequado e estratégico. Porém, é sempre importante salientar, que se sua empresa ainda não mantém os documentos armazenados em sistemas de nuvem, ela pode estar correndo o risco de perder esses contratos, gerando grandes prejuízos futuros. Por isso, invista em contratos virtuais, como veremos na dica a seguir.
Invista em contratos digitais
Hoje em dia, graças à tecnologia, é possível automatizar todos, ou quase todos, os processos de gerenciamento da sua empresa. Dessa forma, também temos softwares no mercado que ajudam a sua empresa economizar tempo e recursos no processo de elaboração e assinatura de contratos.
Com a implementação de um software de gestão contratual, os custos administrativos podem ser reduzidos de 25% a 30%, de acordo com a Aberdeem Reserach, uma redução significativa especialmente para pequenas e médias empresas.
Dessa forma, os principais benefícios desse gerenciamento virtual, são:
- Economia Financeira: A automatização do processo adotado no gerenciamento de contratos, reduz consideravelmente os gastos da empresa, como já vimos anteriormente. Dessa forma, a empresa economiza com recursos administrativos e equipamentos operacionais.
- Redução de erros: A utilização de um software ou aplicativo de gestão contratual, faz com que a tramitação desses documentos ocorra de forma segura, tendo as informações armazenadas em nuvens e bancos de dados online, evitando que esses documentos sejam perdidos ou que sejam redigidos de maneira incorreta.
- Melhor gerenciamento de tempo: Com um fluxo de contratos automatizado, sua equipe ganha tempo para realizar as outras tarefas da sua rotina, aumentando sua produtividade no trabalho.
- Utilização de práticas sustentáveis: Uma gestão de contratos eficiente, também torna os processos da sua empresa mais sustentáveis, como a redução de uso de papel para elaboração de contratos, por exemplo.
E para finalizar
Como vimos, uma gestão de contratos eficiente faz toda a diferença para sua empresa, podendo gerar diversas economias financeiras e de tempo, além de prevenir sua empresa de possíveis problemas judiciais.
Por isso, invista em uma boa gestão contratual, e de preferência uma gestão online que automatize o processo gerando inúmeros benefícios para o seu negócio.
