Se você é responsável por uma empresa, e já passou por alguma situação onde não teve tempo para realizar todas as suas tarefas do dia, ou até mesmo tirar um tempo para si, sabe o quanto isso pode ser desconfortável e prejudicial para o seu negócio. Muitas vezes essa situação é ocasionada pela falta de eficiência nos processos da empresa. Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, uma vez disse: “Há sempre mais tarefas produtivas para amanhã do que tempo para executá-las, e mais oportunidades do que pessoas para se encarregarem delas”. A partir dessa frase surge a reflexão:
Como aproveitar ao máximo os recursos disponíveis para executar as tarefas?
A otimização desses recursos só se torna possível com a gestão dos processos. Essa gestão consiste em identificar como ocorre cada processo dentro da organização, encontrar os gargalos (momentos onde ocorrem desperdícios, seja de tempo, materiais ou capacidade produtiva) e então procurar uma forma de otimizar o processo eliminando o que há de desnecessário.
Quando você vivencia os processos da sua empresa no dia a dia, muitas vezes não se dá conta dos gargalos que existem, e de que é possível melhorar a eficiência do seu negócio, justamente por estar acostumado com a rotina da sua empresa. Dessa forma, uma visão externa pode fazer a diferença, por isso, o mapeamento de processos se mostra importante, quando executado, ele poderá ser a solução que procura para diversos problemas que só existem por conta dos processos mal-executados.
Uma vez que você possuir os processos atuando de forma otimizada será visível a economia de tempo, materiais e outros recursos, esses que podem ser empregados em outras áreas da empresa, visando impulsioná-la.
Exemplo de problemas com processos:
Ricardo possui uma empresa de decoração de festas infantis, ele encarrega-se de muitas funções que poderiam ser feitas por outros funcionários ou simplificadas por algum programa para computador. Na sua empresa também ocorre muito desperdício de material de decoração devido ao mau uso dos funcionários, que poderia ser reaproveitado.
Depois de realizar a gestão dos processos na sua empresa, Ricardo agora tem mais tempo para prospectar clientes, os seus funcionários não estão mais ociosos nem sobrecarregados e reduziu gastos com a reutilização dos materiais.
Com essa nova mudança os funcionários sabem exatamente o que fazer, e como fazer passo a passo, garantindo assim a qualidade e a padronização do processo. A partir disso, toda essa otimização irá impactar diretamente no lucro que Ricardo terá, além do seu bem-estar próprio.
Agora que entendeu o que é um mapeamento e gestão de processos, bem como a importância deste dentro de uma empresa, talvez esteja se perguntando:
Será que tenho algum problema na minha empresa, relacionado a gestão dos processos?
Ou:
Será que posso otimizá-los de alguma maneira?
Sintomas comuns entre as empresas que sofrem com a falta de um mapeamento de processos:
• Excesso de retrabalho;
• Alto índice de falha na produção ou nas entregas;
• Consumidores reclamam da qualidade do produto ou do serviço;
• Alto nível de desperdício de materiais, tempo ou recursos;
• Ninguém sabe de quem é a responsabilidade por determinada tarefa;
• Os prazos não são cumpridos;
• Excesso de comunicação, mas pouco alinhamento;
• Quando um funcionário está ausente, as atividades dele são feitas de modo amador porque ele é o único que sabe como executar de forma correta;
• Um novo funcionário depende muito dos outros para entender como tudo funciona.
Se você se identificou com algum ponto, e quer aprofundar mais no assunto acesse também:
O mapa que pode mudar a produtividade dos processos
