Gestão de tempo: 5 passos para melhorar a produtividade

José Trindade
José Trindade
em 22/10/2020
Redação
Redação
em 22/10/2020
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No momento em que vivemos hoje, sabemos que as mudanças ocorrem cada vez mais rápido. 

Sendo assim, a gestão de tempo tornou-se um fator essencial para que os colaboradores consigam desempenhar suas atividades com excelência.

Pois, conduzir o time a utilizar o tempo da melhor forma é um dos grandes desafios dos gestores, isso porque, afeta diretamente nos resultados alcançados pela organização.

Dessa forma, uma equipe produtiva, principalmente em pequenas empresas, garante um time enxuto, eficiente e que aproveita ao máximo o bem maior da organização: O tempo.

Por isso, neste artigo você aprenderá 5 passos fundamentais para melhorar a gestão de tempo da sua empresa e garantir mais produtividade.

Então, continua lendo.

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo pode ser definida como a ação de obter o melhor desempenho através da organização das atividades e rotina.

Deixando mais claro, significa desenvolver meios para tornar o cotidiano mais dinâmico, fluido e ágil.

Sabendo disso, é importante que os colaboradores compreendam essa necessidade de manter a produtividade.

De fato, os compromissos raramente vão diminuir, a velocidade em que as coisas acontecem no mundo cresce exponencialmente.

Dessa forma, para o empreendedor, essa organização é sinônimo de maior faturamento, custos reduzidos e aumento na eficiência do time.

Qual a importância da gestão de tempo?

O escritor Peter Drucker define bem a importância da gestão de tempo, segundo ele:

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”

Em outras palavras, o escritor trata o tempo como bem maior da sociedade, e que deve ser ministrada de maneira eficiente para que seja possível realizarmos todas as nossas atividades.

Além disso, a gestão de tempo diminui a frustração no ambiente de trabalho, a ansiedade e irritabilidade.

Como consequência, podemos dizer que essa gestão constrói uma organização mais harmônica, que implica no desempenho de seus colaboradores.

Como o tempo influencia a sua empresa?

Foto de Pixabay no Pexels

Agora que você está convencido de como a gestão de tempo é importante no seu negócio, separamos as 3 formas em que o tempo impacta no âmbito estratégico, tático e operacional.

Tempo na estratégia

O primeiro momento em que o tempo desempenha papel fundamental é no plano estratégico da empresa.

Uma vez que, mais importante do que processos e metodologias ágeis, as decisões estratégicas do negócio devem ser constantemente revisadas.

Exemplificando, podemos perceber a atuação da gestão de tempo na elaboração assertiva de planejamentos estratégicos, decisões de compra e venda e entre outros.

Que exigem a produtividade máxima dos gestores.

Tempo no tático

Na transição entre estratégico e operacional, a gestão de tempo no plano tático é essencial para alocar recursos e equipes dentro da organização.

Dessa forma, gerentes e supervisores devem utilizar da produtividade para alocar cargos e pensar de maneira ágil para identificar riscos e oportunidades na equipe.

Tempo no operacional

Por último, mas não menos importante, o gerenciamento de tempo no campo operacional do negócio é o grande diferencial do mercado.

Pois, ter uma equipe que sabe exatamente o que fazer, quando e a qualidade a ser entregue é fundamental para atingir os resultados.

5 passos para fazer uma gestão de tempo eficiente e aumentar a produtividade da sua empresa

Chegou o momento de entender como potencializar a gestão de tempo do seu time.

Para isso separamos o passo a passo de como tornar esse desafio mais simplificado.

1. Conecte sua equipe

Foto de Athena no Pexels

É indispensável que você crie ambientes multidisciplinares, no contexto onde pessoas de áreas diversas interagem umas com as outras, maior será a capacidade de gerar o máximo de insights possíveis.

Portanto, influenciando diretamente na produtividade e gestão de tempo dos funcionários.

Então, em momentos de criação e desenvolvimento de ideias, conectar as pessoas é uma ótima solução.

2. Tenha metas e objetivos claros

Se os colaboradores possuem metas e objetivos bem determinados, eles serão responsáveis pelo resultado final. Sendo assim, cada funcionário deve saber exatamente suas tarefas e quando devem ser entregues.

Dessa forma, como gestor, seja transparente no que você espera do seu time e no que ele espera de você. 

3. Evite distrações

Foto de Andrea Piacquadio no Pexels

Umas dos fatores mais comuns é a perda de foco dos colaboradores por distrações no ambiente de trabalho.

Estimule conversas produtivas que irão afetar no desenvolvimento do time, mas também, passe feedbacks para evitar conversas paralelas e uso de redes sociais durante o trabalho.

4. Conscientize o seu time sobre produtividade

Utilize de um momento do horário de trabalho para conscientizar o time sobre a importância da gestão de tempo.

Para isso, é essencial que você mostre quais atividades dentro da empresa são urgentes, importantes e circunstâncias.

Dessa forma o time terá por onde se basear para concluir todas as atividades programadas.

Nesse momento lembre-se que:

  • Tarefas urgentes: aquelas que possuem um curto prazo para serem entregues e influenciam no objetivo final.
  • Importantes: tarefas que demandam mais tempo para serem desenvolvidas
  • Circunstâncias: tarefas que demandam pouco tempo ou que possuem prazos maiores para serem desenvolvidas.

5. Incentive o uso de ferramentas de gerenciamento de tempo

Atualmente existem diversas ferramentas no mercado que vão auxiliar sua equipe a aumentar a gestão de tempo no trabalho.

Separamos as principais para ajudar nesse aspecto.

Pomodoro

A ideia dessa ferramenta é organizar as tarefas para serem desenvolvidas em ciclos de tempos.

Para isso, o colaborador cria a lista de tarefas e as executa elas durante 25 minutos ininterruptos e com a maior concentração possível.

Após isso, ele terá 5 minutos de descanso.

Após a repetição desse ciclo 4 vezes, ele poderá retirar um tempo de descanso maior.

Getting Things Done

Essa ferramenta é bem simples e objetiva, a finalidade é aumentar a produtividade e alcançar maior eficiência nas atividades.

Para utilizar são necessárias 5 etapas:

  • Coleta: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas.
  • Processamento: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não. Separando as que têm maior urgência.
  • Organização: organize as tarefas e determine um prazo para que elas sejam finalizadas.
  • Execução: realize as tarefas previstas.
  • Revisão: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.

Wunderlist

Essa ferramenta também baseia-se na criação de listas de tarefas e sua organização, permitindo a criação de listas com lembretes e determinação de prazos, o que será ótimo para fazer uma gestão de tempo mais eficiente.

Asana

Esse software possui um painel com os projetos da organização, onde é possível, delegar e definir as tarefas da equipe.

Sendo assim, pode ser utilizada para estabelecer prazos e definir prioridades

Conclusão

Olha só! A gestão de tempo não é algo tão complicado, concorda?

Com disciplina e utilizando as ferramentas corretas, fica bem mais simples de encontrar o equilíbrio entre profissional e pessoal na sua empresa, organizando as atividades, e consequentemente, sendo mais produtivo.

Ter um bom planejamento diário, estabelecer uma rotina e organizar as tarefas por prioridades, você como gestor consegue melhorar o ambiente de trabalho e o gerenciamento de tempo do seu time.

Dessa forma, sabemos que gerenciamento de tempo e produtividade andam lado a lado, e quando você encontra uma boa forma de administrar esses aspectos, sua rotina se tornar mais produtiva e motivada.

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