Me diga se estiver errado, mas quando se trata de separar os gastos pessoais das contas da empresa ou de ser organizar financeiramente, ou você ou alguém que você conhece está precisando de uma mão.Pagamento de fornecedores, salário dos funcionários, conta do cartão de crédito, colégio das crianças e salário da babá… Tudo saindo da mesma conta.
O que diferencia as empresas sólidas que crescem de forma sustentável das que nem chegam a crescer, ou que andam sempre com algumas contas no vermelho, tem muito a ver com disciplina e organização.Empresários disciplinados sabem separar os gastos pessoais das contas da empresa, se planejam com frequência, investem quando possível e, precisamente, poupam e cortam custos diariamente. Se você quer aprender um pouco mais como fazer tudo isso, neste artigo iremos te ajudar.
Como a mistura de contas acontece?
O problema se inicia normalmente por falta de instrução.
Em negócios menores, principalmente quando os donos são muito ativos e fazem um pouco de tudo (abrem o caixa, atendem os clientes, pagam as contas e resolvem os problemas), é difícil conseguir separar bem até a própria vida pessoal da vida profissional.
É comum, então, que a mistura aconteça ou pela crença na meritocracia da posição de dono, ou simplesmente pela praticidade.
E isso se torna uma via de mão dupla. Em termos técnicos, quando a pessoa física (sócios) precisa, é a pessoa jurídica (empresa) quem arca, e quando o contrário acontece, é a pessoa física quem aplica dinheiro próprio para que a empresa consiga pagar suas contas ou gerar “fluxo de caixa”.
Por que separar?
Se ainda não está muito claro para você os motivos do porquê separar os gastos pessoais das contas da empresa, aqui vão alguns argumentos para ajudá-lo:
Para identificar quanto a empresa gera de lucro
Para entender bem os resultados que a sua empresa gera no final do mês, é importante você analisar a sua DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício). Esse demonstrativo é gerado por contadores e administradores financeiros para apurar o resultado contábil da empresa no período de um ano ou, mais especificamente, no período de um exercício – mas deve ser acompanhada com frequência.
A DRE, ao fim, aponta o que é de mais importante para um empresário: o Lucro! Se as despesas estiverem adulteradas/incorretas, ou levarem em conta gastos pessoais que não são da empresa, como ficam os resultados? Provavelmente incorretos.
Para conseguir pagar as contas em tempos de vacas magras
Um outro conceito importante dentro da administração financeira é o de Capital de Giro. O Capital de Giro, basicamente, é o montante que uma empresa precisa reservar para contas a pagar em um curto prazo (fornecedores frequentes, salários de funcionários, etc.)
Quando não se separa os gastos pessoais das contas da empresa, sócios tendem a embolsar aquelas reservas do caixa da empresa, acabando com a quantia que a empresa tem para esse tipo de situação. E aí, quando o fim do mês chega (e com ele o fechamento das folhas de pagamento e os boletos de fornecedores a pagar), a empresa se vê em situações ruins e acaba optando por entrar no cheque especial, tomar empréstimos e se endividar. E isso, no longo prazo, é fatal!
Para aproveitar melhor o trabalho da contabilidade
Todos sabemos o quão burocrático é manter uma empresa no Brasil em termos de impostos e regulamentações.
Pra isso, muitas empresas contratam uma assessoria contábil para cuidar do que se trata de exigências fiscais.
Mas, a questão é: a contabilidade de uma empresa serve pra muito mais do que só questões fiscais! Em tese, os documentos gerados (Balanços Patrimoniais e balancetes, DRE, entre outros demonstrativos) são importantíssimos para muito mais. Por exemplo, o Balanço Patrimonial serve como uma foto da empresa, só que em termos de bens e direitos, dívidas e patrimônio. A DRE, como já explicado antes, também tem sua função importantíssima.
Portanto, quando não se separa os gastos pessoais das contas da empresa, o investimento em assessoria contábil, infelizmente, é quase que jogado por água abaixo e não ajuda em nada a organizar as finanças da sua empresa.
Porque é proibido por lei!
Quando se tira dinheiro da empresa constantemente e os resultados contábeis estão errados (sonegação), é violado o princípio contábil da entidade, “que obriga a separação de receitas e gastos das pessoas jurídica (empresa) e física (sócios).” Nesse caso, o contador da empresa pode ser até advertido pelo Conselho Regional de Contabilidade.
Portanto, caso algum fiscal da Receita Federal ou afins bata na porta da sua empresa, você pode acabar sendo multado e punido.
Quer entender como ler um Demonstrativo de Resultado de Exercício e outros conceitos de Gestão Financeira, como o que é o Capital de Giro? Confira esse eBook que formulamos para você.
E como faço para separar os gastos pessoais das contas da empresa?
O primeiro passo é querer.
Se dedicar e correr atrás são importantíssimos para separar os gastos pessoais da conta da empresa e organizar as finanças.
Na prática, você pode seguir os seguintes passos:
Comece deixando de usar as finanças da empresa para gastos pessoais
A questão é: o seu dever é se acostumar a tratar sua empresa e a sua vida pessoal como duas faces diferentes de uma moeda. O que é da empresa é da empresa, e o que é seu, é seu. E ponto final. E isso também envolve não dispender recursos da empresa para questões pessoais.
Exemplo disso é pedir para que uma secretária ou um estagiário pague suas contas pessoais ou faça algum tipo de transação para você, ou colocar ativos no nome da empresa (casa, carro, etc.) e usar do dinheiro da empresa para pagar manutenções e outras despesas, sendo que você os usa para questões meramente pessoais. Essas práticas, ao longo do tempo, podem complicar a sua vida aos poucos.
Se o carro é da empresa, mas você o usa com frequência para questões pessoais, a gasolina, manutenção e reparos devem sair do seu pró-labore, e não do caixa da empresa.
Se tem contas que antes algum funcionário resolvia, passe a pagá-las via Internet Banking ou vá você mesmo ao banco em horas vagas (e não durante o expediente).
O importante é ter claro o que é seu e o que é da empresa.
Defina sua remuneração
Já essa é uma das questões que mais interessa aos sócios e proprietários: como deve ser a minha remuneração?
Para sócios de uma empresa, a remuneração ocorre de forma diferente do que acontece com funcionários. E entenda sócio, legalmente, como aquele cujo nome consta no contrato social da empresa.
Os sócios que, efetivamente, efetuam funções administrativas ou gerenciais na empresa tem direito à uma remuneração específica: o Pró Labore.
O pró labore funciona como um salário convencional: você deve definir quanto vale o papel que é desempenhado por você na empresa e remunerar a si mesmo equivalente ao que alguém receberia no seu lugar. O pró labore também deve ser contabilizado como Despesa Operacional da empresa e o valor equivalente à essa quantia deve estar contido no contrato social da empresa – o limite mínimo também deve ser equivalente a um salário mínimo.
Uma dica é, para Micro e Pequenos empresários, que assumam o Pró Labore em sua forma mínima, podendo ser o restante da remuneração constituída a partir de Dividendos, ou distribuição de lucros já que, sobre este, não incide o INSS.
Estabeleça reservas mensais
É importante que, mesmo separando os gastos pessoais, não se saia distribuindo todos os lucros da empresa. Caso contrário, a empresa pode passar por certos apertos em tempos de vacas magras.
Por isso, os sócios devem avaliar mensalmente os resultados obtidos e decidir o quanto será distribuído, para que se garanta uma reserva saudável para pagar contas de curto prazo e outras necessidades que exigem dinheiro no caixa.
Abra uma conta corrente própria (pessoa física)
Um passo extremamente importante para começar a organizar as finanças e separar de vez as contas é abrir uma conta corrente própria em seu nome.
Dessa forma, não há mais desculpas para usar o cartão da empresa para gastos pessoais e a barreira pode te ajudar. É que nem quando uma pessoa começa a fazer dieta e elimina de vez as porcarias e esvazia a geladeira, ou quando queremos nos livrar de um vício: a barreira ajuda no processo.
Converse com o gerente do seu banco e conheça suas opções
Não deixe que a falta de informação atrapalhe as decisões da sua empresa.
Mantenha-se bem informado sobre seus direitos e os produtos financeiros que são disponíveis para o setor em que você atua. Converse com o gerente do seu banco – ele é capacitado para lhe auxiliar a gerir suas contas com eficácia.
Algumas opções são conciliações bancárias e opções de planos com maior custo/benefício. Você pode até tentar negociar planos de desconto, caso seja cliente de longo tempo. Assim, terá mais controle das suas contas e poderá traçar planos de ação para melhor administrar o dinheiro das contas.
Conclusão
Separar os gastos pessoais das contas da empresa não é uma tarefa fácil. Muitos dos clientes que nos procuram aqui na Esag Jr. tem essa dificuldade, muitas vezes por falta de tempo ou porque organizar as finanças de uma empresa é complicado mesmo. Quando se abre ou mantém o próprio negócio, principalmente quando não se tem muita ajuda, você realmente tem que “se virar nos trinta”.
Como você lida com as contas pessoais e empresariais? Compartilhe com a gente as suas dicas também!
