Um controle de processos eficiente é fundamental para as empresas que buscam operar com eficácia, obtendo bons resultados para oferecer produtos e serviços de qualidade para o seu público.
Os processos são a base de uma organização, por isso, mantê-los funcionando da maneira adequada permite a melhoria contínua desses processos e uma melhor alocação de recursos financeiros e humanos.
Dessa forma, o controle de processos é muito importante para as empresas, mas pode também ser um desafio grande para os gestores. Por isso, separamos alguns passos para te ajudar na criação de um controle de processos eficiente para o seu negócio!
O que é controle de processos?
O controle de processos é uma prática em que a empresa analisa, gerencia e melhora seus processos de negócio essenciais para o desempenho da empresa, acompanhando a performance para assim adaptar às novas realidade e necessidades, gerando melhoria contínua nos processos.
Essa prática permite que a empresa adquira maturidade e agilidade para adaptar-se às mudanças do mercado e auxiliar a empresa a esclarecer os papéis, responsabilidades e compromissos de cada setor, gerando uma relação entre as equipes de comunicação transparente e integrada.
Sendo assim, o principal objetivo do controle de processos é contribuir na melhoria contínua dos processos de negócio e entregas da empresa, ajudando a reduzir custos, melhorando o desempenho e produtividade das equipes e gerando mais valor para a solução entregue aos consumidores.
Quais os benefícios do controle de processos?
Os processos envolvem todas as áreas da empresa, existem processos de produção, processos administrativos, processos para distribuição de produtos, entre outros.
Assim, é necessário ter um efetivo controle de processos para conseguir alcançar bons resultados e administrar todos os processos existentes em uma organização. Além disso, o controle de processos é importante para manter a empresa alinhada com seu propósito e objetivos de negócio.
Dessa forma, alguns dos benefícios do controle de processos, são:
- Otimização de tempo: A otimização de tempo é uma das grandes vantagens do controle de processos, isso porque quando se entende por completo o fluxo de trabalho, é possível identificar pontos de melhoria e otimizá-los, reduzindo atrasos e permitindo que a empresa faça boas entregas em menos tempo.
Dessa forma, é possível ganhar tempo produzindo mais de uma forma enxuta, com menos retrabalhos e erros, já que o controle de processos cria um fluxograma padronizado a ser consultado pelo time.
- Conhecimento divulgado: Com um bom controle de processos, é possível padronizar atividades e documentos da empresa. Dessa forma, mesmo que exista grande rotatividade de pessoas, a qualidade do produto/serviço não será impactado e o conhecimento ficará difundido para toda e qualquer pessoa da organização.
- Facilidade na hora de tomar decisões: O controle de processos permite que o gestor consiga desenvolver uma visão mais sistêmica da empresa, facilitando tomar decisões mais rápidas e assertivas.
- Melhoria contínua: Como já falado anteriormente, o controle de processos permite que os colaboradores e gestores consigam visualizar os pontos fracos e fortes dos fluxos de trabalho, facilitando encontrar os processos a melhorar. Dessa forma, é possível se antecipar aos problemas e melhorar os processos continuamente, facilitando na redução de custos, aumento da produtividade das equipes e aumento da qualidade das soluções entregues aos consumidores.
Como implementar um controle de processos em 4 passos
Agora que você já compreendeu o que é um controle de processos e quais seus benefícios para a organização, chegou o momento de colocar a mão na massa e entender como implementar o controle de processos em apenas 4 passos.
Para melhorar o controle de processos da sua empresa, é preciso ter uma visão de gestão de processos, dessa forma, você consegue ter uma visão gerencial de cada macroprocesso do negócio, tornando mais simples manter o controle.
Mapeie seus processos
Antes de saber como fazer o controle dos processos, é entender como eles se organizam e interagem entre si. Por isso, é interessante que o primeiro passo a se realizar seja um mapeamento dos processos ponta a ponta de todos os processos importantes para o negócio. Com isso, se facilita identificar quais os pontos de atenção que precisam ser melhorados na sua empresa.
Para fazer esse mapeamento ponta a ponta, é preciso identificar e priorizar quais os processos que devem ser mapeados, e depois representá-los graficamente através de um mapa de processos que mostre a sequência lógica das atividades.
O mapeamento deve envolver os colaboradores que os realizam diretamente para que o gestor entenda o passo a passo de como as atividades são feitas e quais as dificuldades do dia a dia desses processos.
Automatize seus processos
Os processos podem e devem ser automatizados para otimizar o tempo da sua equipe e os recursos da organização. Dessa forma, a produtividade e a lucratividade do seu negócio aumenta.
Qualquer processo que precise ser feito repetidamente pode ser automatizado. Para isso, busque ferramentas, sistemas e tecnologias para automatização, como sistemas de automatização de gestão financeira, controle de estoque e outros.
Porém, lembre-se: seus processos precisam estar bem ajustados antes de serem automatizados!
Monitore os indicadores de desempenho de processos
Para mensurar o desempenho dos processos é preciso também monitorar os indicadores estratégicos (KPIs).
Para saber quais indicadores sua empresa precisa acompanhar, se faça perguntas como:
- Qual a meta e os objetivos estratégicos da sua empresa?
- Quais indicadores fazem mais sentido analisar para encontrar os melhores resultados para seu negócio?
- Como medir se os processos estão sendo executados da maneira correta ou adequada aos objetivos da organização?
Imagine que você tem um restaurante de almoço delivery, os indicadores mais apropriados para acompanhar seriam os seguintes:
- Número de clientes atendidos: Para entender como está a demanda pelas refeições;
- % de entregas em x minutos: Algumas empresas de refeições prometem entregar em até x minutos (definido pela empresa). Nesse caso, é importante mensurar quantas entregas estão sendo realizadas fora do prazo, pois esse número pode impactar na satisfação dos seus clientes;
- % de conformidade de preparação: Este número indica quantas refeições foram feitas de maneira certa com relação ao total;
- % de conformidade na entrega: Este indicador ajuda a mensurar quantas refeições foram entregues corretamente ao cliente.
Definir e acompanhar os indicadores de processos ajuda a identificar se o controle de processos da empresa está realmente gerando resultados para a organização. Os indicadores podem mostrar se existe um número alto de refeições erradas entregues, por exemplo. Sabendo disso, você consegue identificar onde está o erro da sua operação e se antecipar na melhoria desse processo antes que possa gerar grandes prejuízos ao seu negócio.
Além disso, estabeleça metas para melhoria dos resultados desse KPI’s, isso vai estimular a melhoria contínua dos fluxos de trabalho da sua empresa e incentivar as suas equipes a direcionar seus esforços num objetivo em comum.
Monitore e melhore os processos
Ao longo deste blogpost, falamos muito sobre a importância da melhoria contínua dos processos monitorados. O controle e mapeamento de processos da sua empresa só será de fato útil se estiver constantemente atualizado e melhorado.
O controle dos processos, permite que você identifique com mais rapidez onde estão os problemas nos fluxos de trabalho, ajudando a melhorá-los antes que causem mais prejuízos ao seu negócio.
Por isso, monitore os processos e os mantenha sempre atualizados para que a sua análise e tomada de decisão sejam mais rápidas e assertivas.
Conclusão
O controle de processos é fundamental para qualquer empresa, independente do seu porte ou ramo. Ela vai te ajudar a ter uma visão mais sistêmica do seu negócio e se antecipar a problemas que podem causar grandes prejuízos à organização.
Para isso, os processos precisam estar sempre atualizados e monitorados para facilitar a tomada de decisão dos gestores!
