No momento em que vivemos hoje, sabemos que as mudanças ocorrem cada vez mais rápido.
Sendo assim, a gestão de tempo tornou-se um fator essencial para que os colaboradores consigam desempenhar suas atividades com excelência.
Pois, conduzir o time a utilizar o tempo da melhor forma é um dos grandes desafios dos gestores, isso porque, afeta diretamente nos resultados alcançados pela organização.
Dessa forma, uma equipe produtiva, principalmente em pequenas empresas, garante um time enxuto, eficiente e que aproveita ao máximo o bem maior da organização: O tempo.
Por isso, neste artigo você aprenderá 5 passos fundamentais para melhorar a gestão de tempo da sua empresa e garantir mais produtividade.
Então, continua lendo.
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo pode ser definida como a ação de obter o melhor desempenho através da organização das atividades e rotina.
Deixando mais claro, significa desenvolver meios para tornar o cotidiano mais dinâmico, fluido e ágil.
Sabendo disso, é importante que os colaboradores compreendam essa necessidade de manter a produtividade.
De fato, os compromissos raramente vão diminuir, a velocidade em que as coisas acontecem no mundo cresce exponencialmente.
Dessa forma, para o empreendedor, essa organização é sinônimo de maior faturamento, custos reduzidos e aumento na eficiência do time.
Qual a importância da gestão de tempo?
O escritor Peter Drucker define bem a importância da gestão de tempo, segundo ele:
“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”
Em outras palavras, o escritor trata o tempo como bem maior da sociedade, e que deve ser ministrada de maneira eficiente para que seja possível realizarmos todas as nossas atividades.
Além disso, a gestão de tempo diminui a frustração no ambiente de trabalho, a ansiedade e irritabilidade.
Como consequência, podemos dizer que essa gestão constrói uma organização mais harmônica, que implica no desempenho de seus colaboradores.
Como o tempo influencia a sua empresa?
Agora que você está convencido de como a gestão de tempo é importante no seu negócio, separamos as 3 formas em que o tempo impacta no âmbito estratégico, tático e operacional.
Tempo na estratégia
O primeiro momento em que o tempo desempenha papel fundamental é no plano estratégico da empresa.
Uma vez que, mais importante do que processos e metodologias ágeis, as decisões estratégicas do negócio devem ser constantemente revisadas.
Exemplificando, podemos perceber a atuação da gestão de tempo na elaboração assertiva de planejamentos estratégicos, decisões de compra e venda e entre outros.
Que exigem a produtividade máxima dos gestores.
Tempo no tático
Na transição entre estratégico e operacional, a gestão de tempo no plano tático é essencial para alocar recursos e equipes dentro da organização.
Dessa forma, gerentes e supervisores devem utilizar da produtividade para alocar cargos e pensar de maneira ágil para identificar riscos e oportunidades na equipe.
Tempo no operacional
Por último, mas não menos importante, o gerenciamento de tempo no campo operacional do negócio é o grande diferencial do mercado.
Pois, ter uma equipe que sabe exatamente o que fazer, quando e a qualidade a ser entregue é fundamental para atingir os resultados.
5 passos para fazer uma gestão de tempo eficiente e aumentar a produtividade da sua empresa
Chegou o momento de entender como potencializar a gestão de tempo do seu time.
Para isso separamos o passo a passo de como tornar esse desafio mais simplificado.
1. Conecte sua equipe
É indispensável que você crie ambientes multidisciplinares, no contexto onde pessoas de áreas diversas interagem umas com as outras, maior será a capacidade de gerar o máximo de insights possíveis.
Portanto, influenciando diretamente na produtividade e gestão de tempo dos funcionários.
Então, em momentos de criação e desenvolvimento de ideias, conectar as pessoas é uma ótima solução.
2. Tenha metas e objetivos claros
Se os colaboradores possuem metas e objetivos bem determinados, eles serão responsáveis pelo resultado final. Sendo assim, cada funcionário deve saber exatamente suas tarefas e quando devem ser entregues.
Dessa forma, como gestor, seja transparente no que você espera do seu time e no que ele espera de você.
3. Evite distrações
Umas dos fatores mais comuns é a perda de foco dos colaboradores por distrações no ambiente de trabalho.
Estimule conversas produtivas que irão afetar no desenvolvimento do time, mas também, passe feedbacks para evitar conversas paralelas e uso de redes sociais durante o trabalho.
4. Conscientize o seu time sobre produtividade
Utilize de um momento do horário de trabalho para conscientizar o time sobre a importância da gestão de tempo.
Para isso, é essencial que você mostre quais atividades dentro da empresa são urgentes, importantes e circunstâncias.
Dessa forma o time terá por onde se basear para concluir todas as atividades programadas.
Nesse momento lembre-se que:
- Tarefas urgentes: aquelas que possuem um curto prazo para serem entregues e influenciam no objetivo final.
- Importantes: tarefas que demandam mais tempo para serem desenvolvidas
- Circunstâncias: tarefas que demandam pouco tempo ou que possuem prazos maiores para serem desenvolvidas.
5. Incentive o uso de ferramentas de gerenciamento de tempo
Atualmente existem diversas ferramentas no mercado que vão auxiliar sua equipe a aumentar a gestão de tempo no trabalho.
Separamos as principais para ajudar nesse aspecto.
Pomodoro
A ideia dessa ferramenta é organizar as tarefas para serem desenvolvidas em ciclos de tempos.
Para isso, o colaborador cria a lista de tarefas e as executa elas durante 25 minutos ininterruptos e com a maior concentração possível.
Após isso, ele terá 5 minutos de descanso.
Após a repetição desse ciclo 4 vezes, ele poderá retirar um tempo de descanso maior.
Getting Things Done
Essa ferramenta é bem simples e objetiva, a finalidade é aumentar a produtividade e alcançar maior eficiência nas atividades.
Para utilizar são necessárias 5 etapas:
- Coleta: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas.
- Processamento: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não. Separando as que têm maior urgência.
- Organização: organize as tarefas e determine um prazo para que elas sejam finalizadas.
- Execução: realize as tarefas previstas.
- Revisão: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.
Wunderlist
Essa ferramenta também baseia-se na criação de listas de tarefas e sua organização, permitindo a criação de listas com lembretes e determinação de prazos, o que será ótimo para fazer uma gestão de tempo mais eficiente.
Asana
Esse software possui um painel com os projetos da organização, onde é possível, delegar e definir as tarefas da equipe.
Sendo assim, pode ser utilizada para estabelecer prazos e definir prioridades
Conclusão
Olha só! A gestão de tempo não é algo tão complicado, concorda?
Com disciplina e utilizando as ferramentas corretas, fica bem mais simples de encontrar o equilíbrio entre profissional e pessoal na sua empresa, organizando as atividades, e consequentemente, sendo mais produtivo.
Ter um bom planejamento diário, estabelecer uma rotina e organizar as tarefas por prioridades, você como gestor consegue melhorar o ambiente de trabalho e o gerenciamento de tempo do seu time.
Dessa forma, sabemos que gerenciamento de tempo e produtividade andam lado a lado, e quando você encontra uma boa forma de administrar esses aspectos, sua rotina se tornar mais produtiva e motivada.
