Entender o que sua empresa faz e como ela se comporta no dia-dia é muito importante para melhorar atividades e trazer mais inovações à rotina do negócio. Por isso, muitos gestores estão investindo na modelagem de processos como uma forma de entender e otimizar as ações cotidianas.
A modelagem de processos é uma ótima alternativa para melhorar a administração de uma empresa. Com ela é possível melhorar e reorganizar funções e a rotina dos processos de negócio. Com isso, é possível ter atividades mais enxutas e eficazes para o gerenciamento da organização.
O que é modelagem de processos?
Modelagem de processos é a reprodução dos processos de negócio de uma empresa, com o intuito de documentar, entender e analisar os processos existentes para transformá-los e automatizá-los. Através da representação dos processos é possível ter uma visão mais abrangente das atividades e mostrar de forma mais clara e simples como o trabalho é ou deve ser feito na empresa. Por isso, é ideal para quem busca otimizar as ações do dia-dia e busca a inovação e automatização das áreas da empresa.
Essa modelagem pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, a depender do grau de detalhamento necessário para atingir o objetivo da modelagem. Cada um desses termos representam diferentes etapas da modelagem dos processos, atribuindo mais ou menos informações a diagramação do processo.
As principais diferenças desses modelos são:
- Diagrama de processos: O diagrama representa os principais elementos do fluxo de processo, com menos detalhes e baixa precisão do fluxo de trabalho.
- Mapa de processos: Traz uma visão mais abrangente dos componentes do processo, tendo maior precisão do fluxo de trabalho do que o diagrama. No mapa de processos, conseguimos enxergar as atividades, os agentes (responsáveis pelas atividades), eventos (acontecimento que inicia um fluxo, que impacta o comportamento dele ou que encerra o próprio processo) e resultados.
- Modelo de processos: O modelo apresenta alto grau de detalhamento, mostrando todos os recursos envolvidos no fluxo de trabalho, facilitando a análise e entendimento do processo na totalidade.
Mas afinal, quais são os benefícios da modelagem de processos?
- Diminui os desperdícios e atrasos no processo
A modelagem de processos auxilia no entendimento de forma clara dos processos, com isso, é possível identificar problemas e gargalos com mais facilidade. Assim, as medidas necessárias para corrigi-los são tomadas de forma mais rápida, gerando a diminuição dos desperdícios de recursos da organização e de tempo dos colaboradores.
- Ajuda no desenvolvimento de funcionários
Com a modelagem de processos os novos ou antigos colaboradores da sua empresa consegue ter a sua disposição materiais de suporte que expliquem como são os processos, como devem ser realizados, quais os objetivos deles, quais os resultados, quais as funções necessárias para esse processo ser realizado, entre outros pontos importantes para guia o funcionário a ter uma visão geral de trabalho. Por isso, a modelagem de processos ajuda tanto os colaboradores antigos da empresa a entender os processos eliminando o retrabalho, quanto diminui o tempo necessário de treinamento para novos colaboradores já que ele sempre terá em mãos materiais de suporte para seu aprendizado.
- Melhora a comunicação
Em muitas empresas os colaboradores não conseguem falar a respeito dos seus processos com outras áreas porque eles não se entendem. Isso é devido ao fato de que dão nomes diferentes às mesmas coisas ou fazem atividades de formas diferentes porém com o mesmo objetivo final. Por isso, a modelagem de processos é importante para as empresas pois serve como um guia para as pessoas se entenderem e ajuda a preencher lacunas de comunicação, além de alinhar o entendimento dos colaboradores.
- Facilita a automação dos processos
O resultado da modelagem de processos pode ser convertido para criar um workflow automatizado, facilitando o dia-dia dos colaboradores e aumentando o controle sobre o processo, além de ajudar a fazer simulações de mudanças e melhorias nos processos existentes.
4 passos para você fazer uma boa modelagem de processos na sua empresa
Antes de começar as tarefas necessárias para realizar uma modelagem de processos, é preciso que você tenha em mente o que espera desse projeto, ou seja, qual é o objetivo final dessa modelagem. Melhorar a comunicação, automatizar a comunicação são alguns objetivos que você pode elencar antes de iniciar a modelagem. Após ter o objetivo definido, siga os passos abaixo para fazer uma boa modelagem de processos na sua empresa:
#01. Escolha uma abordagem de modelagem de processos
Existem três tipos de abordagem para modelar os processos, são elas:
- De cima para baixo (Top-down): Isso significa que você vai primeiro entender uma visão geral do processo para depois detalhar o restante do trabalho;
- Do meio para fora (middle-out): Se concentra no problema em si para depois seguir para suas extremidades;
- De baixo para cima (bottom-up): Neste caso, primeiro se entende os detalhes do processo para depois construir uma visão macro dele.
Dessa forma, o primeiro passo para modelagem de processos é escolher qual dessas abordagens será escolhida levando em consideração o que é mais adequado para atingir o objetivo escolhido previamente.
#02. Colha informações sobre o processo
Para modelar um processo é preciso entender como ele é executado, fazendo um levantamento de todas as atividades necessárias para realizá-lo, em que ordem são feitas, como são feitas e quem são os agentes responsáveis por sua execução. Para isso você pode realizar entrevistas individuais com os colaboradores, dinâmicas ou reuniões com grupos, análise da rotina observando o dia-dia dos colaboradores e como eles executam os processos e através de análises de documentos relacionados aos processos. Qualquer que seja a forma escolhida por você, o objetivo central é coletar o máximo de informações possíveis.
#03. Desenhe o processo
Após a coleta de informações, o próximo passo é desenhar o processo. O desenho do processo facilita que os colaboradores tenham uma visão macro de como ele deve ocorrer, visualizando os principais agentes envolvidos, os recursos necessários, os inputs e outputs deste processo. Para realizar essa diagramação é fundamental escolher uma notação, ou seja, uma linguagem de representação de processos, as mais comuns são:
- Fluxograma: Representação gráfica de um procedimento, facilita o entendimento rápido do fluxo.
- BPMN: A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é formada por ícones que servem para desenhar o fluxo do processo e retratam a forma como o seu processo funciona.
#04. Documente o processo
Após finalizar o modelo do processo na notação escolhida, é necessário gerar um documento com a representação do processo modelado. Existem várias ferramentas no mercado para realizar a documentação, mas uma das mais conhecidas e utilizadas é o Bizagi.
Após a documentação do processo, lembre-se de revisá-lo para eliminar algum possível erro e certifique-se de divulgá-lo para toda a empresa, realizando demonstrações, treinamentos e o deixando bem claro para todos os colaboradores. Se possível distribua nos locais de trabalhos a imagem do processo diagramado para facilitar o entendimento e diminuir retrabalhos na organização.
E para finalizar
A modelagem de processos pode ajudar a sua empresa a atingir os objetivos da organização. Além de diminuir o desperdício de recursos, a modelagem pode ajudar no aumento da produtividade de seus colaboradores e na automatização e inovação dos processos dos setores da corporação. Por isso, para organizar melhor o seu local de trabalho e torná-lo mais produtivo, invista na modelagem de processos para sua empresa!
