A sua empresa possui um planejamento operacional sólido? Ainda não?
É muito comum que as empresas acreditem que apenas o planejamento estratégico já é o suficiente para conduzir a organização a seus objetivos e ao alcance de resultados satisfatórios. Por isso, muitas vezes o planejamento operacional é negligenciado pelas empresas na hora de conduzir o modelo de negócio.
Mas tão importante quanto definir estratégias de negócio, é conseguir organizar as ações necessárias para que os objetivos estratégicos sejam alcançados, é para isso que serve o planejamento operacional.
Para evitar que sua empresa caia no mesmo erro de tantas outras, vamos explicar neste artigo o que é planejamento operacional e como executá-lo no seu negócio!
O que é Planejamento Operacional?
O plano operacional de uma empresa é uma parte do planejamento estratégico que detalha o fluxo de trabalho a ser feito para atingir as metas e objetivos globais do negócio.
Antes de entrarmos mais nesse assunto, é importante lembrar que o planejamento estratégico é o responsável por descrever a missão e visão, e as definições dos objetivos da empresa ao longo dos anos. Geralmente o planejamento estratégico ocorre a cada 3 ou 5 anos. E pode ser revisado anualmente.
O plano operacional, portanto, é um planejamento detalhado que mostra claramente a responsabilidade de cada departamento e equipe da empresa, indicando os recursos a serem utilizados e atividades que devem ser feitas para que os objetivos do planejamento estratégico sejam atingidos. É o “mão na massa” da empresa!
Basicamente você deve estabelecer:
- O que deve ser feito (quais tarefas);
- Quem deve fazer (os responsáveis por cada tarefa);
- Quando fazer (os prazos das tarefas)
- Quanto (alocação de recursos para que as tarefas sejam concluídas).
De forma geral, o planejamento operacional foca no curto prazo, geralmente cumprido períodos entre 3 a 6 meses.
Por que fazer um planejamento operacional na sua empresa?
O planejamento operacional é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência dos processos da empresa, alcançar melhores resultados e reduzir custos, pois ajuda a visualizar onde você deveria estar gerando receita e porque isso não está acontecendo. Assim, o gestor consegue mudar a rota antes que seja tarde demais para a organização!
Isso porque, como já falamos anteriormente, o plano operacional descreve as tarefas que cada um dos setores ou equipes devem realizar, evitando o retrabalho e facilitando a resolução de problemas e de responsáveis por cada tarefa. Como o plano também deixa claro o que espera de cada equipe, torna- se mais fácil gerir os times e colaboradores.
Ainda nisso, ele proporciona que a equipe operacional tenha uma visão clara de suas tarefas, metas e responsabilidades. Isso ajuda com que o colaborador se sinta mais a vontade de ser avaliado pela sua própria performance.
Quais são os tipos de planejamento operacional de uma empresa?
Basicamente, existem dois tipos de planejamento operacional em uma empresa: o single-use e o ongoing.
- Single-use: Esse tipo de planejamento é feito para um período curto ou para um problema específico, como por exemplo, um plano de corte de desperdícios ou orçamento para a reforma de um departamento.
- Ongoing: Esse segundo tipo de planejamento é usado quando é necessário um período um pouco maior de tempo e podem ser alterados conforme o feedback do projeto. Um exemplo do método Ongoing é um plano para melhorar a satisfação entre os colaboradores.
Como fazer um planejamento operacional para sua empresa?
Agora que você já sabe o que é o planejamento operacional, qual sua importância e quais seus tipos em uma empresa, é hora de compreender como fazer um plano operacional no seu negócio e transformar os objetivos globais em fluxos de trabalho rotineiros.
Coloque no papel os objetivos da sua organização
O primeiro passo para definição do plano operacional é identificar quais são os objetivos organizacionais definidos no planejamento estratégico. Elabore um estudo detalhado sobre a situação atual da empresa e quais serão os objetivos projetados para os próximos meses.
Também é importante que você faça o levantamento das principais informações da empresa, como fluxo de caixa, número de clientes e funcionários. Com essas informações na mão, você conseguirá analisar quais as principais necessidades da empresa e focar os esforços do plano operacional para resolvê-las.
Identifique as principais atividades
Após identificar os objetivos e necessidades mais importantes da empresa no momento, fica mais fácil destrinchar isso em atividades operacionais que devem ser realizadas no dia a dia da operação. Por isso, para cada objetivo identificado anteriormente, destrinche-o em tarefas e atividades que os setores devem ficar responsáveis pelo seu cumprimento. Ou seja, basicamente, você gestor deverá pegar cada objetivo organizacional e transformar em atividades diárias para seus funcionários.
Determine os responsáveis pelas tarefas
Em muitas empresas, problemas relacionados a cumprimento de atividades acontecem por conta da indefinição de quem são os responsáveis pelas tarefas de um projeto.
Para otimizar o desempenho dos profissionais e dos setores da empresa, é necessário definir a forma de atuação e responsabilidades de todos os envolvidos. Saber de quem cobrar os resultados contribui para garantir a qualidade da execução do plano.
Monte um cronograma com os prazos estipulados
Em um planejamento, trabalhar com prazos é fundamental para alcançar os resultados esperados no tempo certo. Por isso, o seu plano operacional precisa contar com um cronograma bem definido, baseando-se no grau de complexidade de cada atividade a ser executada. Algo que você, como gestor, também deve ficar atento ao planejar o cronograma das atividades é o orçamento envolvido nela, de forma que o valor planejado seja suficiente para o tempo estipulado da atividade (vamos falar mais sobre recursos e orçamentos no próximo tópico).
Para te ajudar a estipular os prazos das atividades a serem executadas, você pode considerar o histórico de produtividade da empresa. Dessa forma, você consegue ter uma visão geral de como cada departamento se comporta com as atividades que lhes são atribuídas.
Estime os recursos e orçamento
Com a definição e programação das atividades que devem ser executadas no plano operacional, é o momento de definir e identificar os recursos necessários para sua realização. Os recursos envolvidos podem ser físicos (equipamentos, materiais, espaços físicos, etc.), humanos e financeiros (valor total de um projeto, por exemplo). Eles devem ter a especificação exata de qual momento do plano operacional serão utilizados pelas equipes, dessa forma, não acarretarão prejuízos para a organização por conta do seu atraso ou antecipação.
Acompanhe e controle
Por fim, é fundamental que você acompanhe e monitore o seu plano operacional do início ao fim, provendo sempre que necessário melhorias para os processos.
Por mais cuidadoso que tenha sido feito um planejamento operacional, a ocorrência de erros ou situações inesperadas é sempre uma possibilidade, visto que nosso mercado é dinâmico e está em constante mudança. Caso isto ocorra, não tema rever o planejamento e ajustá-lo de acordo com as novas exigências.
É importante controlar e manter o registro de todas as atividades que trouxerem os resultados projetados e também daquelas que não atingiram as expectativas esperadas. Isso ajuda para que os próximos planejamentos sejam mais eficientes e tragam melhores resultados.
Conclusão
O plano operacional é fundamental para toda e qualquer empresa alcançar o resultado almejado através da realização do seu planejamento estratégico. Apenas através de um plano operacional bem detalhado a sua empresa conseguirá traçar o caminho esperado pela alta gestão!
