O empreendedor, sem dúvida, é o cara que agarra oportunidades. No Brasil, ambiente favorável e crescente na formalização de Pequenos Negócios, vemos cada vez mais pessoas abrindo seus negócios e contribuindo com o desenvolvimento do país. Hoje, das 6,4 milhões de empresas, 99% são MPEs (micro e pequenas empresas)!

Porém, são poucas as pessoas que tem alguma formação em gestão ou que se preocupam em realizar um planejamento da sua empresa se preparando para o futuro.

Com isso, o negócio acaba crescendo, a empresa passa a se tornar conhecida e acaba atendendo uma demanda maior, mas, ainda assim, a falta de planejamento ou a falta de conhecimento na gestão gera certos “gaps” que acabam encadeando alguns problemas e atrapalhando os negócios do empreendedor que percebe isso, mas não consegue identificá-los e agir em cima disso. Às vezes, fica até impossível voltar atrás e tomar uma atitude diferente, ou tentar contornar esses problemas que são gerados. Existe, porém, uma metodologia hoje pouco conhecida e muito simples, que torna possível a priorização de problemas para tomada de decisão e desdobramento em soluções: a Matriz GUT e a Matriz BASICO.

Antes de começar a colocar em prática e usar essa metodologia, é necessário realizar um diagnóstico em sua empresa, ou seja, elaborar um instrumento para levantar todos os aspectos do negócio, sobre vendas, estoques, processos produtivos, estrutura de custos, ações de marketing, posicionamento mercadológico, posições financeiras, entre outros. Seu principal objetivo é analisar – através de questionamentos – dificuldades e oportunidades para que a empresa possa identificar problemas nos quais enfrenta atualmente.

Matriz GUT

Após realizado o diagnóstico, partimos para a Matriz.

Considerada uma ferramenta administrativa para identificar, observar, analisar e buscar soluções para os problemas e desafios da empresa, a Matriz GUT busca priorizar os problemas de maneira a tratar os mais urgentes antes que os demais. Afinal, problemas existirão no dia a dia de uma empresa, mas solucionar todos ao mesmo tempo será difícil. É por isso que deve existir uma priorização para que os mais urgentes não sejam deixados de lado (e acabem tornando-se muito prejudiciais à organização) em relação aos menos urgentes.

“GUT” vem da abreviação das palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um destes elementos deve ser avaliado no momento de analisar um problema que deve ser resolvido.

• Gravidade: qual o impacto que este problema irá gerar para as pessoas, processos da empresa, resultados a curto e longo prazo, etc.?
• Urgência: qual o tempo que você precisa resolver este problema e o tempo que você tem para resolvê-lo?
• Tendência: como este problema pode aumentar, quais suas chances de crescer (muito ou pouco) e será que ele pode acabar por si só?

Os problemas devem ser mensurados a fim de definir quais deles serão prioritários para a empresa. Na mensuração, é preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada uma dessas dimensões da Matriz GUT (gravidade, urgência e tendência). As notas de 1 a 5 devem ser proporcionais aos problemas como:

NOTA: Gravidade, Urgência, Tendência, respectivamente.

1. Não é grave, não possui pressa de ser solucionado, não vai piorar e em alguns casos melhora sozinho;
2. Pouco grave, pode esperar para ser resolvido, vai piorar depois de um longo tempo;
3. Grave, deve ser feito o mais cedo possível, vai piorar a médio prazo;
4. Muito grave, possui certa urgência e deve priorizar a curto prazo;
5. Extremamente grave, urgência imediata, tendência de piorar se não houver atitudes necessárias.

Após definir e listar os problemas e dar uma nota a cada um deles é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.

As grandes vantagens em se utilizar a Matriz GUT é que permite uma visão mais detalhada e sistêmica dos problemas, auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível elencar ações corretivas e preventivas e priorizá-las para o extermínio total ou parcial do problema.

Matriz BASICO

Após priorizados os problemas, partimos para traçar ações corretivas, ou soluções a fim de melhorar a gestão do negócio. A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A ferramenta indicada para isso é a Matriz BASICO que nada mais é do que a consequência da Matriz GUT. Depois de levantar e priorizar os principais problemas da empresa é necessário analisar ações corretivas e soluções e priorizá-las também.

A matriz BASICO considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles; e a Operacionalidade da solução.

• Benefício: O quanto a solução irá beneficiar a organização? Seu impacto será grande ou pequeno?
• Abrangência: Quantas pessoas serão beneficiadas por esta solução? Sua abrangência será pequena ou grande?
• Satisfação (do colaborador): Qual o grau de satisfação dos colaboradores em relação a esta solução?
• Investimento necessário: Qual será o investimento que você necessitará para aplicar essa solução
• Cliente: O quanto esta solução irá beneficiar os seus clientes?
• Operacionalidade: Qual o grau de dificuldade para que esta solução seja executada? Ela necessita de alguma tecnologia especial ou é bastante simples de ser implantada? Possui algum impedimento legal para que a ação seja realizada?

Depois de saber todos os aspectos da matriz BASICO que deverão ser analisados nas alternativas disponíveis para a solução do problema é o momento de atribuir uma nota de 1 a 5 para cada solução, de acordo com sua prioridade. No material para download segue a legenda de cada nota.

Depois de analisadas as soluções, prioriza-se a que tiver maior pontuação na soma de todos os atributos, assim como acontece na matriz GUT. Como a matriz BASICO trata da priorização de soluções, sua importância está ligada a redução de perdas, custos e desperdício de tempo que pode haver na resolução de um problema dentro da empresa.

Desta forma, a importância da matriz BASICO pode ser entendida pela necessidade de fazer as escolhas necessárias e priorizar as soluções de problemas de uma empresa para evitar gastos desnecessários e garantir um resultado muito melhor.

Esperamos que você tenha gostado do conteúdo! 

Recomendamos que baixe a planilha gratuita e comece a atacar os problemas HOJE e AGORA, porque gente para reclamar tem em todo canto, mas que AGEM são poucos. Você AGE ou reclama?