Por que fazer um Mapeamento de Processos na sua empresa?

O mapeamento de processos tem se tornado essencial para se ter uma empresa eficiente e competitiva independentemente do seu tamanho.

Além disso, o mapeamento ajudará a identificar os fluxos e informações da operação do seu negócio e também a atingir outros objetivos, como:

• entender como o processo é praticado,
• realizar ajustes e produzir documentação estruturada sobre o processo,
• garantir a qualidade da execução dos processos
• promover mudanças, reformulando os processos para garantir a melhor performance da empresa.

Porém, ainda assim, muitas empresas tem dúvidas em como o mapeamento de processos pode ajudar sua produtividade.

Por isso, nesse post explicaremos tudo o que sua empresa precisa saber para iniciar o mapeamento dos processos na sua organização.

Vamos lá?

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada pelas empresas para entender de forma clara, objetiva e prática suas operações.

É uma ferramenta de gerenciamento e comunicação que identifica a sequência dos padrões das atividades que compõem um processo.

Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.

Muitas vezes, as empresas executam suas atividades de forma rotineira sem que exista um propósito ou objetivo bem definido, o que ocasiona na falta de entendimento de como essa tarefa poderá impactar na cadeia de produção.

Com isso, é demandado muito esforço em diversas tarefas, sem saber se elas estão de fato agregando valor para o negócio.

Além da execução de atividades de baixo valor para cadeia produtiva, o mapeamento poderá solucionar também a falta de foco e priorização.

Dois fatores que na maioria das vezes atrapalham atividades de maior importância e prioridade.

A inexistência dessa visão panorâmica dos processos poderão ainda causar muitos danos a empresa. Podemos citar:

• retrabalho nas atividades;
• prazos não cumpridos;
• aumento nos custos dos processos;
• desgaste e desmotivação na equipe;
• dúvidas constantes sobre o que fazer no processo.

Quais são os objetivos do mapeamento de processos

Essa prática pode atingir diversos objetivos.

Vejamos alguns deles:

• Compreender o funcionamento dos processos;
• Produzir documentação padrão sobre o processo para que qualquer profissional que entre no cargo ou necessite trabalhar com determinada atividade consiga entender as etapas e sua complexidade;
• Realizar melhorias ou mudanças no processo;
• Garantir que cada um dos processos sejam executados com qualidade;

Qual a importância do mapeamento de processos para sua empresa?

O mapeamento mostra uma visão sistêmica e realista da sua empresa e possibilita a aplicação de diversas metodologias capazes de melhorar todo o processo produtivo do seu negócio.

Além disso, existem diversos benefícios e vantagens em realizar esse procedimento interno.

São eles:

• Possibilita identificar os gargalos de produção e remodelar os processos fazendo-os mais eficientes;
• Relaciona as pessoas que fazem parte do processo e deixa claro o papel de cada um. É possível definir funções e tarefas, trazendo mais transparência ao projeto, assim todos conseguem entender como seu trabalho pode impactar no trabalho das outras pessoas;
• Possibilita a visualização das possibilidades de automatização de parte ou até mesmo de todo o processo;
• Facilita o controle dos recursos necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos para cadeia produtiva;
• Traz visibilidade para as saídas e entradas do processo, sendo assim, possibilita calcular os custos de cada etapa e controlar o orçamento;
• Permite medir o desempenho dos processos.

Também, a representação bem estruturadas dos processos através da identificação e documentação é essencial para aplicação de muitas metodologias de melhoria de processos, como: o Lean Manufacturing, o Ciclo PDCA e o Diagrama de Ishikawa.

Mas, somente com uma representação bem estruturada e organizada do processo que surgem as sugestões de melhoria e a aplicação eficaz dessas metodologias.

Quais os passos para fazer o mapeamento de processos corretamente?

O mapa de processos, como o próprio nome sugere, é um desenho da sequência de atividades realizadas no processo produtivo com o objetivo de mostrar informações de entrada, processamento e saída desse processo. 

• Identificação do problema - defina qual o problema precisa ser resolvido.
• Faça um brainstorm de todas as atividades envolvidas – decida quais os detalhes deverão ser incluídos e determine prazos e responsáveis.
• Descubra os limites – onde e quando o processo começa e termina;
• Determine e dê sequência aos passos – monte o fluxo detalhado para cada ação;
• Desenhe símbolos básicos de fluxogramas – cada elemento de um mapa de processos é representado por um símbolo:
  • Ovais mostram o início ou fim de um processo.
  • Retângulos mostram uma operação ou atividade que precisa ser realizada.
  • Setas representam a direção do fluxo.
  • Diamantes mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada.
  • Paralelogramos mostram entradas ou saídas.
• Finalizar o fluxograma do processo – nesta fase é preciso revisar o fluxograma em equipe, verificando se foi executado conforme deveria ser ou se é necessária alguma alteração e se todos que participaram concordam com o que foi elaborado.

Conclusão

Um bom mapeamento de processos, bem implementado e bem estruturado, consegue coordenar toda a empresa para lidar com essas dificuldades que poderão surgir com o desenvolvimento do negócio.

Porém, é necessário também o acompanhamento periódico dos processos mapeados para que seja identificado em tempo hábil os ajustes que precisam ser realizados.

Então, a ajuda de consultoria de processos pode te ajudar a mapear e acompanhar os processos produtivos da sua empresa e garantir uma maior eficiência operacional.

Por isso, se quiser melhorar o desempenho operacional da sua empresa através do mapeamento de processos, entre em contato conosco e descubra como a ESAG Jr. pode te ajudar.