Você sabe dizer como se encontra a situação interna atual de sua empresa? O que, exatamente, é feito em cada um dos setores? O quão ágil são os seus processos? E, como eles podem ser melhorados?
Caso você tenha respondido não, ou ficado em dúvida, em alguma das perguntas anteriores, saiba que essa é uma realidade frequente entre os empresários. Porém, existe um método capaz de aumentar a sua produtividade: o Mapeamento de Processos.
Um processo se dá pela sequência de ações que se repetem periodicamente no dia a dia da empresa.
Essa sequência sempre possui início, meio e fim, e é ela que define o que é feito por cada um dos colaboradores.
Através desses processos são colocados em prática a missão, visão e valores da empresa, seus diferenciais competitivos, e estes são responsáveis pela criação de valor na perspectiva do cliente, ou seja, seus processos definem a sua empresa.
No entanto, não existe empresa com apenas um processo, e é por isso que o mapeamento se torna uma ferramenta tão fundamental.
Ela consiste em identificar quais são os processos que movem a empresa, qual a ordem deles, quem são os respectivos responsáveis e por fim, desenhar as principais atividades, geralmente por meio de um fluxograma.
Por exemplo: Uma padaria possui o processo de produção de pães e, dentro deste, há várias etapas. Primeiramente, deve-se especificar quem irá realizar esta atividade, no caso o padeiro. Em seguida, citar as etapas:
1º: Colocar o fermento na água;
2º: Acrescentar os ingredientes necessários;
3º:Sovar a massa;
4º: Dividí-la em partes ;
5º: Enrolá-la igual rocambole;
6º: Colocar no forno.
Afinal, para que fazer tudo isso?
A finalidade do mapeamento de processos é deixar claro o que acontece dentro da empresa, buscando um melhor entendimento dos processos de negócios existentes para que, após uma análise, se identifiquem os gargalos na produção e possam ser feitas melhorias nos resultados produtivos e financeiros da organização.
Vantagens de aumentar a produtividade
Visto que a metodologia tem como objetivo aumentar a produtividade e o melhor entendimento dos processos para que possam ser feitas as alterações ou substituições necessárias, ela gera diversos benefícios para você empreendedor:
- Possibilita inovação
- Otimiza os processos
- Reduz os custos
- Identifica fatores críticos
- Aumenta o desempenho dos funcionários
- Torna possível a conexão de resultados da empresa com os processos de cada setor
- Melhora a comunicação entre setores
- Intensifica o trabalho em equipe
Além desses citados, o mapeamento de processos também ajuda com o procedimento de introdução de um novo membro a empresa.
Por exemplo, você acabou de contratar um funcionário e precisa explicar para ele tudo o que é feito em cada setor. O mapeamento de processos vai lhe ajudar nessa situação, além de que, caso alguém por eventualidade fique doente e precise ser substituído temporariamente, terá um passo a passo detalhado para que a nova pessoa a assumir as tarefas possa seguir.
O que pode dar errado sem ele?
Se você não sabe exatamente o que acontece em cada ponto do seu negócio, existe um grande risco de etapas estarem com ações e contratempos desnecessários, assim impedindo a sua produtividade de ser favorável sem que você sequer saiba. Sem os processos mapeados, você pode ter:
- Custos desnecessários
- Insatisfação do cliente
- Desorganização interna
- Etapas com baixa produtividade
- Má divisão de tarefas entre os funcionários
- Falha de integração entre sistemas
- Burocratização
Metodologias:
1. Fluxograma
O fluxograma é o método mais comum para se realizar um mapeamento de processos. Ele pode ser definido como uma representação gráfica, realizado com figuras geométricas e setas para unir estas figuras, como exemplificado na imagem. O software mais recomendando para realizar um fluxograma seria o Bizagi Modeler.
2. SIPOC
A definição da sigla SIPOC vem de:
S: Supplier (fornecedores do processo)
I: Input (Entradas, através dos fornecedores)
P: Process (etapas do processo)
O: Output (saídas/resultados)
C: Costumer (Clientes).
O software de SIPOC pode ser encontrado nesse link.
Estes dois são as metodologias mais comuns e utilizadas em relação ao mapeamento de processos. Porém, há outras que podem ser utilizadas, mas que necessitam de um conhecimento maior de mapeamento, como o VSM e BPI, por exemplo.
Ferramentas
Visto que o mapa se torna tão necessário no entendimento e priorização dos problemas. A seguir estão listadas algumas ferramentas que irão lhe ajudar a implantar a metodologia do mapeamento dentro da sua empresa e aumentar a produtividade.
1- Bizagi
É um software gratuito de notação e modelagem de processos de negócio, capaz também de desenvolver fluxogramas de forma simples.
O programa possui uma característica limpa, ferramentas intuitivas e com legendas explicativas que ajudam até mesmo quem nunca utilizou.
2. Bpmn.io
É um editor leve e totalmente online. Além da facilidade de acesso pelo browser, é, também uma ferramenta de fácil acesso onde você pode criar diagramas de processos.
Pode ser feito download dos diagramas e recarregado para editar posteriormente. Porém não possui recursos complementares.
3. Draw Express Diagram Lite
Para quem prefere soluções mais dinâmicas e ágeis, ter um aplicativo no celular pode ser uma boa alternativa. Ele lhe permite desenhar os diagramas e após o seu desenho regula as figuras para que fiquem visualmente melhores. No site também há tutoriais bastante intuitivos
Depois de compreender o que é um mapeamento de processos e os benefícios que ele traz, é importante fazer com que todos os seus colaboradores estejam alinhados com seus pensamentos.
Assim, é fundamental transmitir aos funcionários essa nova cultura que será estabelecida. Isto é, fazer com que eles passem a entender que tudo que acontece dentro da organização passará a ser padronizado e quantificado através de fluxogramas, por exemplo.
Portanto, antes de implantar é essencial compartilhar com os membros o que passará a ser feito a partir de agora, com o intuito de ter melhor aceitação destes.
Quer aprender como mapear os processos da sua empresa de forma mais aprofundada?
