Os aplicativos de produtividade que mais ajudam gestores em 2026 são: Google Agenda, Microsoft To Do, Todoist, Trello, Asana, Monday, Podio, Pipefy, Notion e Slack. Cada um cuida de uma parte da rotina, seja a agenda, as tarefas do dia, os projetos da equipe, os processos da empresa ou a comunicação. Abaixo, você vê para que serve cada app, quanto custa e como escolher o que faz sentido para o seu negócio.
Por que usar aplicativos de produtividade na gestão?
Porque boa parte do dia vai para organizar o trabalho, e não para fazer o trabalho em si. Segundo um estudo global da Asana, o tempo gasto coordenando o trabalho, em vez de fazer as tarefas que realmente geram resultado, ocupa 58% do dia dos profissionais.
As interrupções também pesam. Um levantamento da Microsoft mostrou que os funcionários são interrompidos, em média, a cada 2 minutos por uma reunião, um e-mail ou uma notificação, e que 48% dos funcionários e 52% dos líderes sentem que o trabalho ficou caótico e difícil de administrar.
Os apps certos não resolvem esses problemas sozinhos, mas ajudam a juntar tarefas, prazos e conversas em um lugar só. Assim fica mais fácil saber o que é prioridade e quem está cuidando de quê.
Sumário
1. Google Agenda
O Google Agenda é a forma mais simples de organizar reuniões e compromissos, e é gratuito. Ele se conecta ao Gmail e ao Google Meet, então convites e links de chamada entram direto na agenda. Também dá para compartilhar agendas com a equipe e ver a disponibilidade de todo mundo antes de marcar uma reunião.
Aqui na Esag Jr., usamos o Google Agenda para marcar as reuniões internas e com clientes, com as agendas da equipe compartilhadas.
Preço: gratuito (empresas podem usar a versão do Google Workspace).
Ideal para: qualquer gestor, de MEI a grande empresa ou funcionário.
2. Microsoft To Do
O Microsoft To Do é uma lista de tarefas simples e totalmente gratuita, sem plano pago, que vem junto com qualquer conta Microsoft. O destaque é a lista “Meu Dia”, onde você escolhe o que vai fazer hoje. Para quem usa Outlook, os e-mails sinalizados aparecem como tarefas.
Preço: gratuito.
Ideal para: empresas que já usam Outlook, Teams e Microsoft 365.
Ponto de atenção: é básico para projetos em equipe.
3. Todoist
O Todoist é um dos apps de tarefas mais conhecidos para uso individual. Você escreve algo como “ligar para o fornecedor sexta às 10h” e ele já cria a tarefa com data e horário. Dá para separar tarefas por projeto, definir prioridades e ver o que foi concluído na semana.
Preço: plano gratuito com até 5 projetos; Pro por US$ 5/mês no plano anual; Business por US$ 8 por usuário/mês.
Ideal para: quem quer organizar a própria rotina sem complicação.
4. Trello
O Trello organiza o trabalho em quadros com colunas, como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Cada tarefa é um cartão que você arrasta de uma coluna para outra, com responsável, prazo e checklist. É fácil de aprender, então a equipe começa a usar no mesmo dia.
Preço: plano gratuito com até 10 quadros e 10 colaboradores; Standard por US$ 5 por usuário/mês no plano anual.
Ideal para: equipes pequenas e projetos com etapas simples.
5. Asana
O Asana é indicado para quem precisa de mais controle sobre prazos e dependências entre tarefas. Ele mostra o projeto em lista, quadro, calendário ou linha do tempo, e nos planos pagos permite criar regras automáticas, como avisar alguém quando uma tarefa muda de etapa.
Preço: plano gratuito para até 2 pessoas; Starter por US$ 10,99 por usuário/mês no plano anual.
Ideal para: equipes que tocam vários projetos ao mesmo tempo.
6. Monday
O Monday reúne projetos, prazos, responsáveis e indicadores em quadros visuais e painéis. Ele serve para projetos, vendas, marketing ou RH, e tem automações que avisam a equipe quando algo muda. É uma das plataformas mais usadas no mundo: em junho de 2026, a empresa tinha mais de 65 mil clientes pagantes com mais de 10 usuários.
Na Esag Jr., usamos o Monday para acompanhar os nossos consultores nos projetos com os clientes: as entregas ficam organizadas com responsável e prazo, e toda a equipe consegue ver em que etapa cada uma está.
Preço: plano gratuito para até 2 usuários; planos pagos a partir de US$ 9 por usuário/mês no plano anual, com mínimo de 3 usuários.
Ideal para: empresas que querem uma visão geral de vários projetos e áreas.
7. Podio
O Podio funciona como uma base que você monta do seu jeito. Dá para criar “apps” internos para projetos, clientes, contratos ou recrutamento, com os campos que a sua empresa precisa, e juntar tudo com conversas e arquivos em um só lugar. No começo a configuração dá um pouco de trabalho, mas depois o sistema fica sob medida.
Aqui na Esag Jr., o Podio também faz parte da nossa rotina de gestão interna.
Preço: gratuito para até 5 usuários; plano Plus a partir de US$ 11,20 por usuário/mês no plano anual.
Ideal para: empresas com processos próprios que não cabem em um modelo pronto.
8. Pipefy
O Pipefy é uma plataforma brasileira, fundada em Curitiba em 2015, feita para organizar processos que se repetem, como compras, contratações, reembolsos e atendimento. Cada processo vira um fluxo com etapas, formulários e automações, sem precisar programar. Entre os clientes já divulgados pela empresa estão Itaú, Nubank e PagSeguro.
Uma dica: antes de colocar um processo no Pipefy, vale entender como ele funciona hoje. É isso que o mapeamento de processos ajuda a fazer.
Preço: plano Starter gratuito para até 10 usuários e 5 processos; planos pagos sob consulta.
Ideal para: áreas com muitas solicitações e aprovações, como RH, financeiro e compras.
9. Notion
O Notion é um espaço para guardar e organizar as informações da empresa: manuais, atas de reunião, bases de clientes, planejamentos e até listas de tarefas. Ele funciona como uma “wiki” interna, onde a equipe encontra o que precisa sem ter que perguntar no grupo.
Preço: gratuito sem limite de tempo; Plus por US$ 10 e Business por US$ 20 por membro/mês no plano anual, sendo que a IA completa fica só no Business.
Ideal para: empresas que precisam documentar processos e centralizar conhecimento.
10. Slack
O Slack organiza a comunicação da equipe em canais por assunto, projeto ou cliente. Isso tira as conversas de trabalho do WhatsApp pessoal e deixa mais fácil achar uma decisão tomada semanas atrás. Ele também se conecta com Google Agenda, Trello, Asana e muitas outras ferramentas.
Preço: gratuito com histórico de 90 dias e até 10 integrações; Pro por US$ 7,25 por usuário/mês no plano anual.
Ideal para: equipes que conversam muito ao longo do dia, principalmente no trabalho remoto ou híbrido. automationatlas
Como usar esses apps sem perder ainda mais tempo?
O segredo é usar poucos apps e combinar regras claras com a equipe. Ferramenta demais vira mais um lugar para checar, e cada troca de tela custa atenção: pesquisas citadas pela APA indicam que ficar pulando de uma tarefa para outra pode reduzir a produtividade em até 40%, principalmente em tarefas complexas.
- Comece pelo problema, não pelo app. Se o processo está confuso, o app só vai deixar a bagunça digital. Primeiro entenda onde o tempo está sendo perdido.
- Tenha um app para cada função. Uma agenda, um lugar para as tarefas e um canal de comunicação. Evite ter a mesma tarefa anotada em três lugares.
- Combine as regras com a equipe. Defina onde as tarefas são registradas, quem atualiza o andamento e onde as conversas acontecem.
- Bloqueie horários de foco na agenda. Reserve blocos de 1 a 2 horas sem reuniões para o trabalho que exige concentração, e silencie as notificações nesse período.
- Revise a semana. Tire 15 minutos na sexta ou na segunda para ver o que ficou pendente e definir as prioridades.
- Teste o plano gratuito antes de pagar. Quase todos os apps da lista têm versão grátis, o que ajuda a ver se a equipe vai realmente usar.
Sua empresa precisa organizar os processos antes de escolher um App?
Na maioria das vezes, sim. O app ajuda a executar, mas quem define o que precisa ser feito, por quem e em que ordem é a gestão. Por isso, muitas empresas começam por um mapeamento de processos ou um planejamento estratégico antes de escolher a ferramenta.
A Esag Jr. tem mais de 30 anos de mercado e mais de 850 projetos realizados, com clientes como Tramontina, iFood e Sicredi. Se você quer organizar a rotina da sua empresa e usar melhor o tempo da equipe, fale com a gente e agende um diagnóstico gratuito.
Apps que ajudam a organizar a agenda e as tarefas do dia:
Para a rotina individual, os mais indicados são o Google Agenda (para compromissos), o Microsoft To Do e o Todoist (para listas de tarefas). Todos têm versão gratuita e funcionam no celular e no computador.
Apps que ajudam a gerenciar projetos em equipe:
Para acompanhar projetos com várias pessoas, as opções mais usadas são Trello, Asana, Monday e Podio. A diferença entre eles está no nível de detalhe: o Trello é o mais simples, e o Monday e o Podio são os mais completos e personalizáveis.
Apps que ajudam a organizar processos, informações e comunicação:
Quando o problema não é só a tarefa, e sim o fluxo de trabalho, a informação espalhada ou a conversa perdida, os apps mais úteis são Pipefy, Notion e Slack.
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