A procura por novos clientes não é o único aspecto que irá determinar o sucesso de sua empresa. Para uma organização poder sobreviver e crescer é preciso que ela também foque na qualidade de seus produtos/serviços, na satisfação de seus clientes e na melhoria contínua no âmbito de desenvolvimento de comunicação, humano ou de propósitos.
Assim, “melhoria” é um conceito que deve estar sempre presente dentro de uma empresa. Desta forma, a análise e melhoria de processos é uma metodologia essencial para as organizações. Mas, se você ainda não implantou um sistema de melhoria contínua em sua empresa, preparamos um conteúdo especial para te convencer dos benefícios desta ferramenta.
O que é análise e melhoria de processos?
Esta metodologia se trata de um grupo de ações cujo objetivo é aprimorar os processos de uma organização através da identificação de etapas ineficientes, erros e desvios nas operações, bem como sua correção e monitorização. De forma prática, a análise e melhoria de processos influência na adição de mais valor aos seus produtos/serviços para seus clientes.
Por que implementar a análise e melhoria de processos na minha empresa?
Acima falamos que a análise e melhoria de processos apresenta função de corrigir e otimizar processos. Os resultados que podem ser obtidos por esta metodologia são bastante amplos, como por exemplo:
- Processos mais eficientes: Com a análise e melhoria de processos, as atividades poderão ser executadas de forma mais eficiente, sem desperdícios ou retrabalho;
- Maior produtividade: Etapas mais eficientes também significa maior produtividade de sua equipe. Um exemplo de maior produtividade pode ser atingido pela melhoria dos processos de comunicação, seja interno ou com seus clientes/parceiros;
- Redução de custos: E falando sobre processos menos dispendiosos e mais eficazes, temos como consequência uma redução de custos;
- Diminuição de erros: Uma vez que os processos estão mais claros, objetivos e padronizados, seus colaboradores irão compreender melhor a importância de cada etapa, bem como, do seu papel para contribuir com a conquista de metas da empresa;
- Aumento da satisfação do cliente: Este tópico é uma consequência de todos os anteriores. Isso porque, uma empresa conseguirá realizar uma entrega de alta qualidade para seus clientes.
Como realizar a análise e melhoria de processos?
O primeiro passo para melhorar algo é analisá-lo, identificar seus pontos fortes e fracos e, a partir daí, traçar uma estratégia de como podemos aperfeiçoá-lo. Então, quando falamos em empresas, os processos devem ser considerados em relação a sua capacidade de fornecer uma entrega ao cliente com maior valor e atingir suas expectativas e necessidades.
Logo, quando desejamos realizar uma melhoria de um processo empresarial, precisamos primeiramente analisá-lo em seu contexto mais amplo. Isso porque, os objetivos da análise e melhoria de processos variam de acordo com os objetivos, estrutura e realidade de cada organização.
Como explicamos no início deste artigo, a análise e melhoria de processo é, na verdade, um conjunto de ações com um objetivo de tornar seus processos o mais eficientes e com o maior valor agregado. Assim, podemos elucidar algumas dessas ações como:
- Mapeamento de processos:
O mapeamento de processos é uma das ferramentas mais importantes para compreender, gerenciar e diagnosticar processos de um negócio.
Uma das características desta metodologia é a organização de informações sobre os processos em forma de fluxograma. Com isso, os gestores podem compreender melhor a sequência de tarefas, os objetivos de seus resultados, recursos necessários, seus responsáveis e identificar gargalos ou ineficiências a serem melhoradas.
- Monitoramento de processos:
A monitorização de processos é utilizada para podermos determinar se um processo está produzindo os resultados esperados. Para isto, é necessário o uso de ferramentas quantificáveis como os indicadores de desempenho, que apontam se os processos estão alinhados com as necessidades do seu negócio.
Os indicadores são pensados de acordo com o objetivo de cada processo, podendo ser classificados como de desempenho ou direcionadores. No primeiro caso, os indicadores de desempenho focam nos resultados dos processos, se estes foram atingidos de forma desejada, por exemplo. Já no segundo caso, estes indicadores são utilizados semelhante a sensores, onde irão prever tendências ou situações antes que ocorram, ou seja, possibilitando uma noção do resultado antes deste ser obtido.
- Identificação de problemas
Em uma organização é normal que as atividades percam sua efetividade ao longo do tempo. Portanto, a identificação de problemas deve ser uma exercício constante.
Aqui vale ressaltar que não é apenas a identificação do problema em si, mas sim as suas causas e, até mesmo, consequências. Isso porque, é a partir destas informações que os gestores podem criar alternativas de correção e prevenção destes gargalos.
Há diversas formas para se identificar problemas nos processos de uma empresa. Uma delas já comentamos anteriormente: a monitorização por indicadores de desempenho, que fornece dados quantitativos sobre a eficiência e tendências dos processos. Além destes, os gestores também podem contar com os feedbacks de clientes, colaboradores internos ou externos, e auditorias.
Detectar problemas ou empecilhos nas operações não devem ser tomados de forma pessoal, ou ofensiva. O principal foco desta etapa não é “quem” mas sim o “porque ocorreu”. E é esta mentalidade que fará com que o time possa enfrentar as falhas da melhor maneira possível.
- Correção de problemas
Após esclarecer os processos, determinar metodologias, identificar problemas, a próxima etapa é a criação de planos de ação corretivos ou preventivos.
O plano de ação é uma forma sistemática de se concretizar todas as soluções, novas metodologias e metas em etapas ordenadas e estruturadas. O plano de ação é fundamental para determinar pontos críticos como os objetivos, o prazo, responsabilidade e custos das ações a serem aplicadas. Para isso, os gestores podem contar com ferramentas de gestão e processos como o 5W2H, PDCA ou SMART.
- Implantação e documentação
Agora, está na hora de pôr em prática. A implantação de soluções devem ser feitas de forma clara e objetiva para todos os colaboradores envolvidos no processo. Os novos procedimentos operacionais padrão (POPs) devem ser criados e explicados a fim de evitar qualquer erro ou desinformação entre os times.
Além da implantação, a documentação de todo o processo também deve ser realizada com a finalidade de monitorização e avaliação nas análises e melhorias de processos futuros.
Conclusão
Neste artigo você conheceu mais como a análise e melhoria de processos é tão benéfica para sua organização. A busca de melhorias deve ser uma constante, sejam melhorias no atendimento, na qualidade de produtos/serviços, na produção, ou na gestão da empresa.
É importante ressaltar que o objetivo maior da melhoria é proporcionar uma entrega de maior valor para seu cliente. Para isso, é preciso que sua empresa tenha seus processos mais eficazes, com menos desperdícios e erros. Assim, ações de análise e melhorias são fundamentais para esclarecer, identificar e corrigir tarefas ineficientes e desorganizadas em atividades simples com uma maior produtividade.
Portanto, você sabe como os processos de sua empresa estão impedindo de você atingir o sucesso? Então, está na hora de realizar uma análise e melhoria de seus processos.
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Até mais!
