Você gestor, conhece verdadeiramente todos os processos da sua organização? Os seus processos geram lucros ou despesas? Será que não está na hora de realizar uma otimização de processos?
Atingir resultados de forma mais eficiente e sem desperdícios de recursos é o objetivo de qualquer gestão. Para isso, o passo mais importante é avaliar os processos internos da empresa.
Mas quando saber se está na hora de se fazer uma otimização de processos na sua empresa? Preparamos um artigo exclusivo para te auxiliar neste assunto, aqui você irá aprender mais sobre:
- Por que otimizar processos?
- Quais as vantagens para otimização de processos?
- Quando realizar a otimização de processos na sua organização?
- Como realizar a otimização de processos
Por que otimizar processos?
Os processos são todas as atividades realizadas na empresa com o objetivo de atingir algum resultado. No entanto, muitas vezes, a forma que eles são realizados geram desperdícios de tempo, dinheiro e recursos.
Assim, a otimização de processos é a principal maneira para buscar um modelo de negócio que seja eficiente, sustentável e agregue mais valor para seus clientes.
Isso porque, com a otimização, os gestores poderão identificar gargalos e falhas na organização, estruturar fluxos e etapas de trabalhos de forma eficiente. Tudo isso não gera apenas benefícios para a empresa, mas também para seus clientes.
Quais as vantagens para otimização de processos?
Anteriormente citamos que a otimização gera processos com menor gasto e maior eficiência, mas quais outras vantagens podem-se ter com a otimização de processos? Abaixo listamos algumas delas:
- Aumento da produtividade
- Melhoria na qualidade dos produtos
- Maior satisfação do seu cliente
- Alinhamento dos processos com os objetivos do planejamento estratégico da empresa
Quando realizar a otimização de processos na sua organização?
A otimização objetiva aumentar a eficiência e produtividade na sua organização. Desta forma, podemos listar alguns pontos que podem ser determinantes para a decisão de realizar a otimização de processos:
- Processos demorados: Desperdício de tempo resulta em trabalhos atrasados e menor produtividade. Este pode ser um sinal de que há algum gargalo ou erro que está impedindo os melhores resultados na sua empresa;
- Retrabalho: A necessidade de uma tarefa ser realizada por uma segunda vez já é o demonstrativo de que as etapas do processo não estão sendo lógicas ou claras. O retrabalho implica em gastos de tempo, funcionário e recursos;
- Constantes erros no produto final: Este problema é o possível resultado da falta de padronização das atividades na sua empresa, e o principal impacto que isto causa é na visão negativa da sua marca pelos seus clientes;
- Baixa satisfação dos clientes: Como demonstramos anteriormente, erros nos processos são determinantes na qualidade da entrega ao cliente. E se seus clientes não estão satisfeitos, sua empresa terá problemas com o lucro;
- Elevados custos de manutenção: Este é a consequência direta do desperdício e da falta de padronização dos processos;
- Utilização de tecnologia obsoleta: Hoje em dia, a utilização de tecnologia nas empresas é fundamental. No entanto, elas devem auxiliar a atingir seus objetivos e não retardá-los. Portanto, tecnologias obsoletas podem ser o gargalo para seu crescimento;
- Desperdício de recursos: A utilização de recursos de forma não racional impacta em desperdícios, aumento do custo de produção e baixo resultados;
- Problemas de comunicação entre setores: A falta de comunicação é um problema tão grave como os outros e deve ser solucionado o mais rapidamente. Este resulta em desorganização, não cumprimento de prazos e desentendimento entre equipes, o que pode gerar intrigas desnecessárias e impactar negativamente na sua organização.
Se a sua empresa está apresentando um ou mais desses problemas, então este é o momento ideal para focar em otimização de processos.
Como realizar a otimização de processos
Agora que você entendeu a importância de se realizar a otimização, e identificar os sinais que sua organização necessita de uma otimização de processos, vamos ver como se realiza uma otimização de processos.
#01. Mapeamento de processos:
A primeira etapa visa compreender verdadeiramente todas as tarefas executadas na organização, quais as responsabilidades de cada colaborador e quais tarefas já são automatizadas. A documentação desses quesitos são importantes para esclarecer quando uma atividade é iniciada ou finalizada, a duração e o resultado esperado de cada etapa.
Se você ainda tem alguma dúvida sobre o mapeamento de processos, também temos um conteúdo exclusivo sobre este assunto para você.
#02. Redesenho de processos:
Com as atividades mapeadas, os gestores poderão identificar gargalos e desperdícios com maior facilidade. E assim, permite a criação de soluções para otimização de processos.
Alguns exemplos disso são: a alteração do layout de produção com o foco no aumento da produtividade, melhoria do fluxo de comunicação favorecendo a transparência nos processos e integração de setores diversos da empresa.
Outro ponto do redesenho de processos é a eliminação das etapas desnecessárias, aquelas que não apresentam impacto positivo no processo, e das atividades repetitivas.
Durante o redesenho é essencial envolver a participação dos colaboradores responsáveis por cada processo a ser melhorado. Assim, você terá mais insights de como as atividades poderão ser reestruturadas.
#03. Implantação e monitoramento do processo:
Então, chega o momento da implementação das melhorias. Primeiramente, formalize a implantação dos novos processos com seus colaboradores, é importante que todos saibam o porquê das modificações e suas novas responsabilidades.
Lembre-se: essa não é a etapa final, o processo de melhoria é constante. E para isso, é preciso avaliar se intervenções trouxeram resultados positivos, assim, a monitorização por meio de indicadores é fundamental.
#04. Utilize ferramentas de otimização
À primeira vista, o processo de otimização pode parecer trabalhoso e desgastante. No entanto, há diversas ferramentas que podem ser úteis durante esta tarefa. Entre elas podemos citar o ciclo PDCA.
Esta é uma ferramenta simples mas indispensável. O PDCA é uma sigla das iniciais das palavras (em inglês): Planejar, Fazer, Conferir, Agir. De forma geral, o PDCA é uma estratégia cíclica onde os resultados obtidos na última etapa nutri a primeira, assim proporcionando a melhoria contínua da sua empresa.
Conclusão
Neste artigo exploramos sobre a otimização de processos e qual o momento que esta deve ser realizada em sua empresa. A otimização de processos é uma ferramenta de gestão contínua, ou seja, deve estar sempre sendo atualizada e avaliada.
Agora está na hora de fazer. Utilize as dicas deste artigo para guiar seus passos na otimização dos processos da sua organização. Mas você não precisa estar só nesta etapa, você também pode contar com consultorias de gestão e processos para obter os melhores resultados e atingir seus objetivos.
