O que você não sabia sobre um Fluxograma de Processos

Para otimizar seus processos internos e garantir que todas as entregas e projetos sejam cumpridos no prazo, o Fluxograma de Processos, também conhecido como workflow, é uma ferramenta extremamente útil. Ele é uma representação gráfica dos processos de uma empresa, conectados de forma lógica, cujo objetivo é descrever cada etapa a ser seguida, de acordo com uma sequência de execução, e resumir como o processo deve fluir.

Ao apresentar as informações de forma visual, o fluxograma facilita a compreensão e implementação das etapas, visualizando e definindo as tarefas diárias. Além disso, ele é útil para apoiar a gestão da empresa, seja ao transmitir ideias que devem ser comuns a todos os colaboradores, seja ao indicar os recursos e condições necessárias para sua concretização. Por esta razão, permite a identificação antecipada de problemas e a redução de possíveis erros no trajeto.

Muitas vezes, alguns processos podem ser muito longos e complexos, mas as representações visuais auxiliam no entendimento destas etapas. O Fluxograma de Processos indica o início, meio e fim de uma ação, especificando o passo a passo que deve ser seguido e levando ao resultado esperado. 

Ele pode ser implementado em qualquer organização e até mesmo na sua vida particular, pois se assemelha a uma to-do list – aquelas listas nas quais elencamos as tarefas a serem feitas e cuja finalização de cada etapa, marcada por um check, torna-se um pequeno momento de alegria e realização. Vamos lá?

Para que serve um fluxograma de processo?

De forma geral, a especificação das atividades de uma empresa por meio de um fluxograma é útil para melhorar a compreensão dos processos e entender como eles se interligam. O fluxograma indica como as atividades são desenvolvidas na rotina de trabalho em uma organização e, de forma mais abrangente, identifica problemas e gargalos que, ao serem corrigidos, evitam desperdícios e retrabalhos.

Quais são as etapas do fluxograma?

Cada etapa é representada por uma figura geométrica ou forma abstrata específica, e elas são conectadas por meio de setas que orientam o fluxo a ser seguido.

Tudo começa com a identificação, elencando as etapas de atividades de forma a montar o processo. Nele, é comum que etapas se repitam. Então, é sugerido dar um nome ao processo, que seja intuitivo e facilmente compreensível.

Na imagem acima, podemos identificar as principais etapas presentes em um Fluxograma de Processos. Lembre-se de que, apesar de existir uma convenção, as formas das figuras podem ser escolhidas aleatoriamente, ou seja, você pode usar um círculo para delimitar o início e um retângulo identificando uma operação manual. Contudo, as setas devem sempre indicar o fluxo.

• O primeiro e último símbolo, de início ou fim, deve estar, obviamente, presente em todos os fluxogramas, pois seu papel é delimitar os processos e identificar os passos essenciais entre eles. Eles indicam as entradas necessárias para iniciar o processo (que normalmente são a introdução de um insumo, matéria-prima, informações, solicitações, etc.), os objetivos e resultados esperados a partir das atividades executadas. Aqui, inicia-se a descrição das etapas do processo: adicione-as ao desenho e conecte-as umas às outras.
• O símbolo do processo indica aquilo que deve ser feito para entregar um resultado. Ele deve seguir uma sequência lógica e demonstrar a execução do processo. Exemplos: atender ligações, embalar o produto, enviar pedidos, contatar fornecedores, etc.
• Decisão indica um ponto que, dependendo da situação ou decisão tomada, pode dar origem a outros caminhos, sendo como um “divisor de águas”. Como exemplo, podemos citar a proposta enviada a um cliente: caso ele aceite, terá início um dado processo, como a produção; caso ele recuse, pode-se enviar uma contraproposta ou buscar outro cliente. Outra situação seria a forma de pagamento por parte do cliente: se ele optar por dinheiro, é necessário ter troco. Se pagar no cartão, o pagamento vai depender da aprovação bancária.
• A seta do fluxo conecta os demais símbolos e indica o rumo do processo, mostrando em que ordem as etapas devem ser seguidas para que o processo se realize da forma correta. É importante destacar que nenhum símbolo deve estar no fluxograma SEM o acompanhamento da seta, visto que ela indica a continuidade do processo e facilita a compreensão do fluxo, combinado?
• Já a figura do processo pré-definido aparece toda vez que uma dada etapa já foi utilizada em outro lugar ou tenha sido pré-definida em outro fluxograma. Ela preserva a consistência do mapeamento, evitando que essa etapa seja interpretada como algo novo.
• Operação manual, por sua vez, indica algo que precisa ser feito manualmente, como ligar e desligar uma máquina. Normalmente se relaciona a etapas não-automatizadas, cujas ações se repetirão até que alguém as desative manualmente.
• Documento é o símbolo de que algum papel importante será gerado durante esta etapa do processo, como propostas, contratos, relatórios, etc.
• O ponto de espera indica que, naquela etapa, é necessário aguardar a ação de outras partes envolvidas no processo, como clientes que devem tomar uma dada decisão ou fornecedores que devem preparar um determinado material.
• O conector, por sua vez, tem como função ligar dois pontos em um fluxo. Por mais que as setas já cumpram estas funções, os conectores costumam ser utilizados em fluxogramas mais complexos, conectando etapas que estão distanciadas umas das outras e indicando os conectores com letras para fins de esclarecimento.

É importante lembrar que podem haver outras etapas de acordo com seu negócio e seu processo. É possível, também, encontrar variações destes símbolos. O importante é que seu fluxograma seja abrangente, claro e faça sentido para todos os envolvidos no processo, certo?

Quais os fluxogramas de processo mais comuns?

O Fluxograma de Processos Linear segue uma sequência de trabalho mais minimalista, indicando início e fim, a sequência das atividades e adicionando os pontos de decisão ao longo do fluxo. Costuma ser utilizado para explicar o funcionamento de uma dada tarefa.

Já o Fluxograma de Processos Funcional possui subdivisões por áreas e departamentos, ou seja, inclui outros atores, sendo utilizado para rotinas que englobam diferentes atividades mas que possuem o mesmo fluxo de entrada e saída. É bastante útil para integrar diferentes pessoas e equipes responsáveis pelos processos.

Como aplicar um fluxograma de processo?

Antes de tudo, é necessário esclarecer as entradas e saídas, ou seja, o início e o fim do seu processo. Neste intervalo, anote tudo o que deve ser feito: decisões, caminhos, ordem de tarefas. Inclua toda a equipe neste processo, de forma a elaborar um fluxograma mais rico e colaborativo, além de facilitar a compreensão por todas as partes envolvidas.

Não esqueça de incluir as regras e exceções do processo, considerando todas as etapas e cenários possíveis, inclusive as alternativas paralelas. Uma boa dica é fazer perguntas para cada etapa desenhada:

• Esta atividade, decisão, documento ou processo é realmente necessário?
• É possível simplificar?

Após sua criação, analise-o criticamente e certifique-se de que ficou claro. Considere se ele está otimizado de modo a ser sucinto e ao mesmo tempo abrangente, incluindo todas as etapas necessárias de forma clara e coesa. Se possível, otimize os processos e reduza seus custos: altere etapas problemáticas, reduza o tempo de espera se necessário, verifique se é realmente preciso gerar todos os documentos listados.

Por fim…

Apresente-o às equipes e aos clientes a quem possa interessar. Não se esqueça de monitorar o desempenho do seu processo, fazendo os ajustes necessários e garantindo que sua organização alcance os resultados esperados.