Melhorar a Produtividade dos Colaboradores

13 Dicas Simples para Melhorar a Produtividade dos Colaboradores no Dia a Dia e Aumentar o Engajamento

Alguma vez já pareceu que seus funcionários simplesmente não entregam o resultado que deviam? Que não se preocupam com as coisas pequenas, demoram para “pegar no tranco” ou contam as horas para o fim do expediente? Se sim, você deve saber que melhorar a produtividade dos colaboradores e aumentar o engajamento não é um quadro que se reverte com um simples pedido.

Segundo o índice de competitividade calculado pelo Fórum Econômico Mundial, que tem como principal fator a produtividade do trabalhador, o Brasil se encontra na 81ª posição em 2016. ­

O mau desempenho brasileiro tem várias justificativas. O truque para melhorar a produtividade dos colaboradores está em fazer com que queiram dar o seu melhor – outra tarefa nada fácil, para a qual trago aqui 13 dicas simples para o dia a dia!

Conheça o background e entenda o que motiva seus colaboradores

Pode parecer estranho, mas muita coisa se resolve na base da conversa. Se você não conversa com seus colaboradores, são grandes as chances de você ficar por fora do que realmente rola quando você não está de olho.

A partir de hoje, tente conversar mais com cada um. Conheça aonde moram, como são suas famílias, quais foram suas experiências passadas e aonde eles querem chegar, e faça-o de forma genuína. Se parecer estranho, admita que você sente que não conhece o seu time direito e que isso te faz falta. Se você desconhece a motivação de cada um, é provável que quando precisar dela você passe trabalho para conseguir.

Alinhe expectativas e o papel de cada um

A maior parte dos problemas de liderança partem do desalinhamento de expectativas.

Pressupomos muita coisa: que todo mundo sabe das metas, que todos sabem da estratégia que a empresa quer adotar, que todos sabem no que estão errando. Não pressuponha.

Alinhe expectativas. Converse com as pessoas. O que você espera dessa experiência? O que você espera de cada um? O que você busca desenvolver? O que você espera aprender? Quando se conhece as expectativas das pessoas, fica muito mais fácil trabalhar em grupo. Quando todos sabem o seu papel e como cada um contribui para o crescimento da empresa, a produtividade e o engajamento tendem a aumentar.

Metas - Produtividade

Estabeleça metas e objetivos e seja transparente

Ninguém sai de viagem sem saber aonde quer chegar. A não ser que seja um mochilão ou um passeio descompromissado, você se esforça prá chegar a algum lugar. E com uma empresa é a mesma coisa.

Não é que você e seus colaboradores estejam ali de bobeira, mas talvez vocês não estejam perseguindo um mesmo objetivo. Quando cada um rema pra um lado, o barco dificilmente sai muito do lugar.

Por isso, trabalhar por meio do estabelecimento de metas cria um dia a dia muito mais produtivo!

É tudo questão de sinergia, ou seja, quando todos estão motivados para bater metas específicas, o trabalho em equipe e a produtividade aumentam e o clima melhora.

Uma organização produtiva possui objetivos e metas definidas, com um planejamento claro. Por este motivo, é importante pensar, na hora de criar objetivos e metas, que eles precisam ser específicos, mensuráveis, viáveis e relevantes, ou então a sua equipe pode não comprar a ideia (e a produtividade e o engajamento vão por água abaixo). As metas devem ser SMART.

Busque eficiência com os processos mapeados para melhorar a produtividade dos colaboradores

Busque eficiência com os processos mapeados

A falta de produtividade, em muitos casos, está ligada a fluxos de trabalho que não fazem sentido. Aí a culpa não está no trabalho em si, mas nos processos de trabalho.

Isso é muito comum em empresas pequenas com processos mal definidos, sem uma atribuição específica para cada colaborador. Muitas vezes os processos acabam passando mais de uma vez pela mesma pessoa, ou duas pessoas executam a mesma tarefa sem querer. As vezes há um funcionário sobrecarregado de atividades, enquanto outro colaborador está executando apenas uma tarefa.

Como você pode ver, não ter processos definidos faz com que o dia a dia da empresa seja muito mais desorganizado, o que afeta muito a produtividade.

Ao definir processos, você consegue enxergar de forma clara os fluxos de trabalho, podendo repensá-los e melhorá-los, deixando as tarefas diárias muito mais ágeis e organizadas.

Além disso, mapear processos ajuda você a gerir o conhecimento da sua empresa, facilitando, por exemplo, na hora de treinar um novo colaborador, já que ele terá um caminho determinado a seguir para realizar cada tarefa.

Se apegue à burocracia necessária e priorize o que é importante

A Teoria Burocrática é pontuada por Weber, um estudioso da Administração, que acreditava que a autoridade racional-legal era a mais adequada para o ambiente corporativo, pautada em regras, leis, uniformidade de procedimentos e constância nos resultados alcançados.

A burocracia em si ganhou um apelo bastante pejorativo, focado na autoridade, no excesso de formalismo e na rotina, e com razão: quando em excesso, a burocracia trava e engessa o dia a dia de uma forma bastante desmotivadora.

Portanto, apegue-se apenas à burocracia necessária: documentos que precisam ser preenchidos, relatórios que precisam ser elaborados, planilhas que precisam ser atualizadas, entre outros procedimentos que são essenciais para a sua organização, e releve o que for inconveniente.

Por isso, questione-se:

  1. Existem procedimentos que travam o dia a dia?
  2. É preciso cobrar e manter horários fixos?
  3. É necessário manter uma código de vestimenta?
  4. Meu manual de procedimentos é assertivo?
  5. Aonde poderíamos ser mais flexíveis?

Dê e esteja aberto para feedback e opiniões para melhorar a produtividade dos colaboradores

Dê e esteja aberto para feedback e opiniões

Visando o desenvolvimento de todos e um bom relacionamento, é essencial que um líder incentive a prática do feedback.

Para passar um feedback adequado, é importante saber a sua intenção, que deve ser de cooperar com o outro e nunca de gerar conflito.

O canal pelo qual o feedback é realizado deve ser sempre o pessoal – evite criticar ou se posicionar sobre alguma atitude através de outro meio, como telefone ou e-mail. Além disso, é importante lembrar que feedback significa retroalimentação, portanto, deve ser uma comunicação de dois sentidos, estando o emissor aberto para o retorno. Descreva a atitude à qual está se referindo, procurando não fazer julgamentos, e foque em comportamentos modificáveis. Afinal, certas características são muito intrínsecas à personalidade de cada um.

Forneça o feedback o quanto antes possível, assim que perceber o comportamento, mas saiba perceber se é o momento ideal para isso. E, por último, confirme se a pessoa entendeu exatamente o que você quis dizer.

Contrate e delegue responsabilidades efetivamente

O vilão dessa história talvez seja, realmente, um colaborador seu. Se você tem uma pessoa desalinhada com o propósito da organização, é natural perceber falta de produtividade e engajamento, simplesmente porque você não tem a pessoa certa.

Por isso, invista sempre em pessoas alinhadas com o seu negócio e a produtividade e o engajamento acontecem naturalmente. Delegar responsabilidade também fica mais fácil, já que a confiança também é maior.

Procure não sobrecarregar-se com tarefas desnecessárias ou que cabem a outra pessoa. Se não há confiança para delegar tal tarefa, procure entender porque isso acontece.

Invista no ambiente de trabalho

Invista no ambiente de trabalho

Pode ser que problema esteja no próprio ambiente de trabalho.

As pessoas tem suas próprias necessidades, e algumas são irrevogáveis. Coisas específicas são:

  • Condições de trabalho: Seus colaboradores precisam de segurança e estabilidade.
  • Salários e benefícios: O salário é um grande fator que garante a satisfação do colaborador no dia a dia. Por isso, garanta uma remuneração competitiva e que funcione para os dois lados.
  • Oportunidades de crescimento: Dependendo da formação das pessoas, é natural que haja a necessidade de crescimento e valorização. Garanta que isso esteja sendo observado também!
  • Capacitação: As pessoas odeiam não saber o que fazer. Por isso, investir em capacitação e treinamento gera mais confiança, que por sua vez gera mais produtividade.
  • Ética: O ditado “faça o que eu digo mas não faça o que eu faço” não deve prosperar se você quiser manter as pessoas engajadas. Por isso, garanta a liderança pelo exemplo!

Crie uma atmosfera familiar e trabalhe o Team Building

As pessoas gostam de pertencer a algo. É por isso que nos sentimos melhor com os amigos ou com a família, porque há uma relação de confiança e importância mútua no ambiente. Você se importa com as pessoas ao seu redor e elas se importam com você.

Começe, então, a criar esse senso de time na sua empresa! Fale abertamente como as pessoas são importantes para você e faça com que cada um se sinta dono e responsável pelas pequenas coisas.

Dedicar uma atenção especial a quem se dedica para o crescimento dos seus negócios faz o engajamento e a produtividade decolarem!

Incentive seus colaboradores a dar opiniões e correr riscos para melhorar a produtividade dos colaboradores

Incentive seus colaboradores a dar opiniões e correr riscos

Não pense que seus funcionários expressarão suas preocupações espontaneamente. Ao invés disso, busque ativamente comentários, observações e sugestões. Isso envolve muito mais do que simplesmente disponibilizar uma “caixa de sugestões”. Adote uma política de “portas abertas” para que os seus colaboradores possam facilmente falar com você, e tente sempre abordar imediatamente as preocupações levantadas por eles.

Lembre-se de recompensar aqueles que correm riscos, não apenas aqueles que entregam resultados. Mostre que você valoriza os riscos calculados e entende que erros ocasionais são inevitáveis. Dê liberdade o suficiente para que seus funcionários desenvolvam todo o seu potencial.

Se envolva no operacional de vez em quando para melhorar a produtividade dos colaboradores

Se envolva no operacional de vez em quando

Não é porque você é o chefe que você deve se ausentar das funções mais corriqueiras. Quando faz sentido, auxilie seus colaboradores nas tarefas menores também!

Por exemplo, arregace as mangas e ajude na produção ou entrega se a demanda está alta. Deixe quem está no comando continuar no comando, não queira dar pitacos e peça que te deem ordens para facilitar a execução. Essa atitude eleva a importância do trabalho duro, respeitando a posição de cada um. Se você vier a descobrir oportunidades de melhoria, converse individualmente depois com os responsáveis e pergunte se eles tem opiniões primeiro, para depois demonstrar o seu ponto de vista.

Aproveite a tecnologia e ferramentas para melhorar a produtividade dos colaboradores

A tecnologia pode ser uma grande aliada se usada da maneira correta. Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para ajudar você e sua equipe a se organizar melhor melhorar a produtividade dos colaboradores, como:

Google Agenda: calendário do Google, ajuda na organização e planejamento, podendo ser usado para tarefas pessoais ou coletivas, o que facilita a comunicação de datas e reuniões.

Trello: é um aplicativo para gerenciar projetos em listas, que pode ser ajustado e personalizado de acordo com a sua necessidade. Pode ser tanto para uso da equipe ou individual. É uma das nossas preferidas!

Wunderlist: é uma outra opção de aplicativo para organizar tarefas e projetos em formas de listas colaborativas online.

Slack: é um aplicativo utilizado por empresas ou equipes para comunicação e diminuir o envio de e-mails desnecessários, permitindo o envio de documentos e arquivos, entre outras funções interessantes. O aplicativo tem uma ótima versão gratuita e não delimita números de usuários, o que torna-o bacana, independentemente do tamanho ou orçamento da empresa.

Podio: aplicativo para gerenciamento de tarefas e projetos. Permite que você crie funções e aplicativos personalizado às suas necessidades. Podem ser atribuídos rótulos às tarefas, ser integrado com fornecedores de armazenamento como o Dropbox, Google Drive, OneDrive, entre outros.

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João Vitor Afonso

João Vitor Afonso

Gerente de Projetos em Esag Jr. Consultoria em Administração
Graduando em Ciências Econômicas
João Vitor Afonso