Fato é que todo e qualquer gestor encontra desafios operacionais e organizacionais durante a sua jornada de trabalho, seja ela em pequenas, médias ou grandes empresas.
Até porque, gerir um negócio de forma eficiente não é uma tarefa simples, e envolve uma série de medidas e estratégias de planejamento, direcionamento e organização.
Por isso, é fundamental contar com ferramentas organizacionais, capazes de facilitar e aprimorar o processo de gestão e administração de empresas efetivamente.
Dentre tais ferramentas auxiliares na gestão empresarial, podemos citar a estruturação organizacional como uma das principais e mais funcionais delas.
Por isso, preparamos um artigo explicativo sobre o tema, que vai te fazer entender os aspectos mais importantes do assunto a partir dos seguintes tópicos:
Aqui você vai ver:
O Que É Estrutura Organizacional?
Primeiramente, antes de falarmos em Estruturação Organizacional, você precisa entender o que é a estrutura organizacional.
A estrutura organizacional é a forma como uma empresa se organiza internamente. Ela é construída para que todos os processos fiquem claros, e que os funcionários entendam seus respectivos papéis e as hierarquias presentes na empresa. Basicamente, é a forma como uma empresa distribui o capital humano que ela possui.
Sua representação visual se dá por meio de um Organograma:
O organograma é construído a partir de um Mapeamento de Processos, usado para mapear visualmente os fluxos de trabalho e os processos, ou seja, de fato, a estrutura organizacional. O objetivo do mapeamento de processos é comunicar, de maneira concisa e direta, como um processo funciona. Sendo uma ferramenta muito útil para entender como um processo funciona, além de identificar áreas que possuem oportunidades de melhoria. Essa ferramenta pode ser utilizada para mapear desde atividades simples, como o fluxo de atendimento ao cliente, até aquelas mais complexas.
Para atender a todas as demandas e necessidades existentes, a estruturas organizacionais são divididas em tipos, os quais serão descritos e detalhados a seguir.
Tipos de Estruturas Organizacionais:
- Hierárquica
É o tipo mais tradicional e usual, também conhecido como linear ou piramidal (pois tem essa conformação quando representado visualmente).
Como definido pela própria nomenclatura, é baseado na hierarquia empresarial, e é estruturado de acordo com os colaboradores e os respectivos supervisores responsáveis por eles no topo da estrutura.
É um ótimo tipo para definir as relações e responsabilidades das hierarquias existentes, porém, pode causar sensação de inferioridade nos funcionários que estão na base da pirâmide.
Por isso, muitas empresas evitam esse tipo de estruturação e optam por outros os quais atendam melhor os objetivos existentes.
- Horizontal
Diferentemente do tipo anterior, a estrutura organizacional horizontal não tem foco na hierarquização das relações empresariais.
Por isso, são mais usadas em empresas iniciais, as quais não apresentam grandes disparidades de níveis e funções entre superiores e colaboradores.
Dessa forma, costumam atribuir bastante responsabilidade a todos os colaboradores de uma forma geral, sem focar apenas na responsabilidade dos supervisores e gestores.
Entretanto, é um modelo difícil de ser mantido para empresas em crescimento progressivo e pouquíssimo vantajoso ou aplicável para empresas de grande porte já estabelecidas no mercado, com muitos níveis de divisão setorial, hierárquico e funcional.
- Funcional
A estrutura organizacional funcional tem sua gestão baseada na divisão dos departamentos, separando os colaboradores de acordo com os seus respectivos setores empresariais.
Dessa forma, todos os profissionais da área de marketing são agrupados em um mesmo setor, focando mais em sua especialização na empresa do que na sua hierarquia.
Entretanto, esse tipo pode gerar dificuldades comunicativas intersetoriais pois a divisão torna-se ponto principal da organização estrutural geral.
- Circular
Tal estrutura tem o mesmo princípio da estrutura organizacional linear, o que difere uma da outra é o modo representativo. Nesse caso, o cargo mais alto da corporação é representado no centro da estrutura, e as demais vão se distribuindo em níveis hierárquicos circulares.
Sendo assim, é uma versão menos efetiva da linear, pois há muitas vezes falta de espaço para representação, confusão no entendimento e na disposição de funcionários.
Apesar disso, causam menos impacto em níveis de hierarquia e costumam ser mais surpreendentes em um primeiro contato.
- Processos
A estrutura organizacional por processos é um modelo de organização empresarial que se concentra na gestão e execução de atividades com base em processos de negócios em vez de funções ou departamentos tradicionais.
Nesse modelo, as atividades da organização são agrupadas em torno de processos específicos que representam as principais atividades da empresa.
O objetivo da estrutura por processos é fugir de uma gestão baseada em departamentos separados e desconexos ou entravada pela distância entre níveis hierárquicos.
- Projetos
A estrutura organizacional por projetos visa intensificar a integração entre os colaboradores, de forma a promover agilidade e economizar recursos.
Nela, as equipes são divididas por projetos, tendo em cada projeto um gestor de projetos (líder).
Esta estrutura geralmente é encontrada por empresas que possuem alta demanda de atividades e buscam resolve-las com eficiência e rapidez. Por exemplo empresas de consultoria, publicidade e outros.
Vale ressaltar que as organizações raramente seguem apenas um tipo de estrutura, geralmente as empresas trabalham com estruturas combinadas, como por exemplo, a Estrutura Matricial:
- Matricial
A estrutura matricial é um híbrido das estruturas organizacionais funcionais e projetadas. Na estrutura organizacional matricial, as equipes estão sob a supervisão de mais de um líder.
Essa estrutura também é dividida em departamentos e tem a ideia de desagregação por projetos, entretanto além de cada departamento estar subordinado a sua gestão, o colaborador também é subordinado ao líder do projeto. Ou seja, respondem sempre a dois gestores e possuem duas equipes.
Tal estrutura possibilita e incentiva a realização de funções diferentes das originais designadas aos colaboradores, possibilitando crescimento profissional e aprimoramento dos mesmos.
Além disso, também há uma facilidade significativa na montagem de equipes para determinados projetos, pois será fácil localizar as funcionalidades necessárias rapidamente.
Entretanto, é um tipo que exige reorganização constante, tendo em vista as mudanças realizadas nos quadros de funções e projetos.
Estruturas Organizacionais Exemplos:
- Hierárquica
Governos: Os governos também seguem uma estrutura hierárquica, com o chefe de estado no topo, seguido por vários níveis de funcionários do governo.
Escolas e Universidades: As escolas e universidades também têm uma estrutura hierárquica, com o reitor ou diretor no topo, seguido por professores e depois alunos.
- Horizontal
O primeiro exemplo real de empresas que utilizam a gestão horizontal é uma gigante que, só recentemente, adotou este novo modelo: a Tesla, o CEO decidiu implantar a gestão horizontal para solucionar problemas de engajamento de funcionários e comunicação entre departamentos.
Outro exemplo é a Netflix, nela, a horizontalização das hierarquias tem o objetivo de incentivar a criatividade, colaboração e a autonomia dos funcionários.
Claro que, todas possuem sua própria hierarquia dentro da organização, como falamos, as empresa funcionam com mais do que apenas uma estrutura isolada, mas as relações e processos da Tesla e Netflix têm muito da estrutura horizontal.
- Funcional
Um exemplo real de organização funcional, atualmente, é a Google. A empresa escalou mais de 150 mil funcionários pelo mundo, e teve que se transformar a organização, antes plana, em algo mais isolado para lidar com esse tipo de escala.
- Processos
Um exemplo nacional é a reestruturação da Natura para a sua “gestão por processo”. A empresa passou a trabalhar com unidades de negócios, distribuindo poder e autoridade para as pontas da cadeia de produção. Após a mudança, o planejamento estratégico da Natura foi desdobrado por processos – cujo resultado do processo tem sempre um acompanhamento, não mais por diretoria ou área específica.
- Circular
A Semco, empresa brasileira, é conhecida por seu diferencial de estrutura circular, em que os colaboradores têm autonomia significativa e poder de decisão. Eles são incentivados a formar suas próprias equipes e definir suas funções. Isso promove a colaboração e a empresa prosperou inovação. Outro bom exemplo é o Spotify, o gigante do streaming de música, emprega um modelo “Squad” dentro de uma estrutura circular. Squads são as equipes pequenas e multifuncionais responsáveis por aspectos específicos do produto. O que garante a agilidade, inovação e resposta rápida ao usuário e suas necessidades.
Além disso, a Pixar também emprega uma estrutura colaborativa e circular. As equipes de artistas, escritores e animadores trabalham em conjunto nos projetos, estimulando a criatividade e compartilhamento de ideias entre os diferentes departamentos.
- Projetos
O exemplo mais óbvio que podemos dar é a própria Consultoria da Esag Jr., que funciona com a divisão por projetos, sendo cada um deles, gerenciado por um dos Gerentes de Projetos da empresa.
- Matricial
A NASA é um grande exemplo de uma organização que utiliza a estrutura matricial. Dada a natureza complexa e multifacetada de seus projetos espaciais, a NASA adotou esta estrutura para promover uma colaboração eficaz entre diferentes departamentos e especialidades. Nos seus projetos (missões espaciais, desenvolvimento de novas tecnologias, entre outros), a NASA reúne especialistas de diferentes áreas (engenheiros, cientistas, técnicos, etc.), cada um reportando tanto a seus supervisores funcionais quanto aos gerentes de projeto.
O Que É Estruturação Organizacional?
Agora que você entendeu um pouco mais sobre as estruturas organizacionais, vamos falar sobre a Estruturação Organizacional.
Como o próprio nome sugere, a Estruturação Organizacional é o modo de organizar a estrutura de determinada empresa, independente do porte dela.
A estrutura empresarial em questão diz respeito às relações e funções prevalentes entre colaboradores e gestores, evidenciando as respectivas ocupações de cada um, a hierarquia existente e as divisões de acordo com os diferentes departamentos e setores existentes.
Ou seja, é a documentação da composição de uma corporação que evidencia e estabelece a organização das relações, funções e departamentos. Por isso, ela é fundamental em diversos processos administrativos e representa uma melhoria significativa na organização geral de um dado empreendimento.
Com tamanha importância, diferentes empresas de diferentes ramos e portes aderem a estruturação organizacional como ferramenta fundamental.
Por Que Definir a Estrutura Organizacional da sua Empresa?
Como vimos acima, a estruturação organizacional possibilita uma série de processos administrativos e análises minuciosas de equipes, departamentos, funcionários e suas respectivas disposições. Além disso, também há vantagens em definir a estrutura da sua organização, sendo as principais delas:
- Organização efetiva de funções e responsabilidades;
- Definição de hierarquia e conhecimento das equipes, dos departamentos e dos setores;
- Entendimento do processo produtivo empresarial na totalidade;
- Fácil percepção de necessidades e mudanças;
- Melhoria da comunicação.
Agora, fica fácil entender toda a importância existente em definir a estrutura da sua gestão empresarial.
Como Definir a Estrutura Organizacional?
Existem diversos tipos de estruturações organizacionais. Tais diferenças existem com o propósito de atender às características da sua empresa, adequando e atendendo as necessidades da mesma.
Por isso, o primeiro passo é reconhecer quais são essas necessidades e qual o modelo de estrutura melhor atende a essas demandas.
Além disso, também é importante relacionar a definição da estrutura às estratégias adotadas de modo geral, possibilitando a associação e evolução conjunta de todas as ferramentas de crescimento utilizadas.
Dessa forma, avalie com cautela e defina os seguintes aspectos:
- Porte da sua empresa
- Objetivos da sua empresa
- Níveis de hierarquia
- Complexidade organizacional
- Foco principal da organização: Departamentos, hierarquia ou função.
- Demanda produtiva
É fundamental definir bem cada um desses fatores, pois, escolher um modelo de estruturação indevido pode atrapalhar o andamento do seu negócio, atrasando atividades e processos. Após isso, é hora de atribuir as condições da sua empresa ao modelo escolhido, organizando de fato a estrutura da sua corporação.
Esse processo pode ser bem complicado, especialmente para empresas de alta complexidade e com grandes demandas, para isso é necessário contar com profissionais especializados. Que poderão auxiliar na identificação clara das tarefas necessárias, organização das funções e determinação de responsabilidades, além de traçar medidas de desempenho por colaborador que sejam compatíveis com os objetivos da área e da empresa.
É importante que todo o processo seja feito da maneira mais assertiva possível, pois os papéis que cumprirão com o planejamento estratégico precisam ser bem definidos em uma estrutura coerente com os objetivos traçados. Além disto, os tipos de estrutura organizacional escolhidos vão impactar diretamente na formação e manutenção da Cultura Organizacional.
Agora que você já sabe o que é, os principais tipos e os benefícios, com certeza entendeu a importância de tornar a estruturação organizacional uma aliada do desenvolvimento e crescimento do seu negócio.
Por isso, não deixe que a complexidade do processo te faça desistir de uma ferramenta tão funcional.
Conte com a Esag Jr. Consultoria para facilitar essa e outros iniciativas da sua empresa, tornando o processo prático e principalmente, efetivo e eficaz.
