Realizar um novo projeto deve ser sinônimo de entusiasmo para alcançar os objetivos desejados. No entanto, a realidade é que esta tarefa não é tão simples.
Delegar funções, atividades, responsabilidades, e um cronograma físico e financeiro que sejam executados como o planejado pode parecer um grande desafio. Por isto destaca-se a importância de se realizar uma gestão de projetos.
A gestão de projetos é uma ferramenta de gerenciamento empresarial essencial para garantir que sua empresa realize seus projetos com maior confiança e chances de sucesso. Por isso, preparamos um artigo especial sobre como a gestão de projetos auxilia no controle das atividades.
O que é gestão de projetos?
Antes de nos aprofundarmos na gestão de projetos, precisamos definir primeiro o que é um projeto. Um projeto é uma forma de planejamento detalhado e temporário para atingir um objetivo específico. Quando referimos ao projeto como algo temporário queremos dizer que ele possui um início e um fim definidos.
Alguns exemplos de projeto são a criação de novos produtos, mudança de local, um novo evento ou compra de máquinas, e outros. Independente do propósito, um projeto precisa ter um objetivo claro.
Como introduzimos anteriormente, tirar a ideia do papel é uma tarefa trabalhosa. Portanto a gestão de projetos atua auxiliando esta etapa por meio de técnicas e conhecimentos para que o projeto atinja os resultados esperados dentro de um prazo, com os recursos e custos determinados.
De forma geral, a gestão de projetos irá estruturar um projeto de acordo com seu planejamento, execução e controle. Para isso, serão delimitadas metas, recursos (físico, humano, financeiro e materiais) necessários, um cronograma compatível e formas de monitoramento em todas as etapas.
Quais são as vantagens de se aplicar a gestão de projetos na sua empresa?
Que a gestão de projetos auxilia na organização das atividades já ficou claro, mas quais os benefícios que isso pode promover a sua empresa?
- Segurança: Com esta ferramenta, os gestores possuem maior segurança durante a execução do projeto, minimizando os imprevistos indesejáveis;
- Menos custos, mais resultados: A gestão de projetos auxilia na produção de projetos mais assertivos nos limites de tempo e orçamento;
- Simplificação: No gerenciamento do projeto, este será dividido em tarefas menores com prazos, custos e metas definidos. Assim, facilitando a execução e monitorização de cada etapa;
- Controle das atividades: A possibilidade de monitoramento das etapas possibilita o controle das atividades e seus riscos de forma mais eficiente;
- Entregas de valor: Quando a empresa consegue gerenciar seus projetos de forma eficiente, ela também conseguirá fornecer uma entrega de maior valor, aumentando a satisfação de seus clientes;
- Maior competitividade: Com todas essas características anteriores, a empresa pode então crescer de uma forma sustentável e, assim, tornar-se mais competitiva no mercado.
Quais são as etapas da gestão de projetos?
Agora que você está convencido de que a gestão de projetos é essencial para o sucesso de seus projetos, vamos ver agora como este é organizado.
- Início
A primeira etapa é responsável pelo início de um novo projeto. Aqui serão definidas as expectativas, metodologia e será delimitado o escopo. O escopo fornece a visão geral do projeto (como os objetivos, metas, prazos, custos e outros) e deve ser elaborado de forma cuidadosa para evitar atrasos ou gastos excessivos do orçamento.
Ainda na etapa inicial é determinado os responsáveis pelo projeto, os colaboradores envolvidos e suas funções. Também será feita a compilação de todas as informações e recursos necessários para a sua execução.
- Planejamento
Na etapa de planejamento, como o próprio nome já indica, será realizado o detalhamento do projeto. Alguns pontos a serem considerados são:
- Plano de ação
- Definição das atividades e suas metas
- Cronograma
- Análise de recursos
- Identificação de riscos
- Estimativa de custos e orçamento
- Gerenciamento
Após definido todos os detalhes do projeto na etapa de planejamento, está na hora de executá-las. Aqui os times responsáveis serão orientados, recursos adquiridos e ocorrerá também o gerenciamento de equipes, comunicação e qualidade das atividades.
Durante a execução das atividades também se dará a monitorização. Essa etapa é de extrema importância para avaliar se o projeto está sendo realizado de acordo com o planejado. Caso necessário, medidas corretivas podem ser utilizadas para ajustar os desvios encontrados.
- Finalização
A última etapa do projeto é o seu encerramento. Diferente de processos empresariais, que possuem um ciclo de execução, os projetos possuem um ponto final. Na conclusão, os gestores irão analisar todos os erros e acertos feitos ao longo da execução, levando consigo lições para os projetos futuros.
Exemplos de metodologias de gestão de projetos
Uma das primeiras tarefas na criação na gestão de projeto é a escolha de uma metodologia. Estas metodologias atuam direcionando os colaboradores envolvidos no projeto para as tarefas que devem ser realizadas. Há diversas exemplos disponíveis que poderão ser adotadas em sua empresa, entre elas podemos citar:
- PERT: Esta é uma sigla em inglês que pode ser traduzida como Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos, este método foca no gerenciamento do tempo de execução do projeto.
- Waterfall: Na Waterfall (ou cascata, em português), as atividades são realizadas de forma sequencial. Ou seja, uma tarefa só pode ser realizada se as anteriores estiverem completas, simulando uma cascata.
- Scrum: Esta metodologia tem como princípio a transparência, a constante inspeção e a adaptação do projeto. A Scrum é utilizada por grandes empresas ao redor do mundo por ser considerada uma metodologia ágil.
A escolha da metodologia é determinada tanto pelo tipo de prática organizacional da sua empresa, características do projeto a ser realizado e seus objetivos.
É importante ressaltar que um projeto não pode ser visto apenas pelo seu objetivo final. Como comentamos anteriormente, na gestão de projetos, um projeto é segmentado em etapas menores e em cada uma delas é determinada uma meta. Esta forma de quebrar em atividades menores é importante para esclarecer e alinhar as expectativas do time.
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo sobre um tema de grande importância empresarial. A gestão de projetos mostra-se como uma ferramenta necessária para garantir a organização, segurança e controle na execução das atividades em sua organização.
Aqui trouxemos apenas uma pequena visão desta forma de gerenciamento. Se você quer conhecer mais, várias ferramentas estão disponíveis para ajudar a sua empresa na gestão de projetos, desde softwares específicos, capacitações sobre o tema e também, empresas especializadas no ramo.
Então, o que está faltando para aplicar a gestão de projetos na sua empresa?
