O sucesso de todo negócio depende de um bom planejamento estratégico e formas de como entender e avaliar o que está funcionando adequadamente na empresa ou não, e aí que entra o diagnóstico organizacional.
O diagnóstico organizacional é uma ferramenta fundamental para presidentes e gerentes analisarem o desempenho do seu negócio a fim de melhorar a gestão e alcançar seus objetivos mais eficientemente.
E para você atingir o objetivo de ter uma empresa de sucesso, separamos cinco passos importantes para montar um diagnóstico organizacional que vai te auxiliar nisso. Confira a seguir.
Mas antes, o que é um diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional, também chamado diagnóstico empresarial, é uma metodologia usada para analisar a empresa na totalidade, bem como verificar a situação de cada departamento, ou seja, avaliar qual setor está mais produtivo e organizado e qual necessita de ajustes para melhorar.
O gestor que for implementar essa metodologia em sua empresa precisa está ciente que é um processo complexo e que envolve diferentes etapas, necessitando de maior atenção aos dados e análises que se inter relacionam, para assim, identificar pontos de melhoria e verificar o alinhamento dos colaboradores com a empresa.
Tipos de diagnóstico organizacional
Sabemos que uma empresa divide-se em diferentes áreas de atuação, mas que trabalham de forma integrada para alcançar o mesmo objetivo.
Por isso, ao realizar um diagnóstico empresarial deve-se levar em conta os pilares que compõe a organização da empresa como, por exemplo:
1- Estratégia de negócio;
2- Vendas;
3- Gestão financeira;
4- Marketing;
5- Atendimento ao cliente; e
6- Produção
A partir disso, é possível avaliar problemas específicos e que podem ser analisados de acordo com o tipo de diagnóstico que se quer realizar, são eles:
- Geral: abrange todos os setores da empresa;
- Financeiro: o diagnóstico é focado apenas nos dados contábeis e financeiros da empresa;
- Produção: limita a avaliação na produtividade e qualidade dos produtos ou serviço;
- Vendas: foca em fatores como preços e qualidade dos produtos, atendimento, entregas, bem como faz uma análise detalhada da queda das vendas e possíveis causas, entre outros;
- Informação: foca em analisar o desempenho dos sistemas de informação utilizados no negócio e verificar o alinhamento estratégico com o operacional.
Quando e como fazer o diagnóstico organizacional?
É importante que a empresa faça o diagnóstico organizacional no início de operação e quando a empresa precisar avaliar sua gestão.
E para fazer o diagnóstico empresarial, elabore as perguntas certas que vão fornecer as respostas com as informações necessárias para entender a situação da empresa. Para isso, siga os cinco passos a seguir:
Passo 1 – Defina as perguntas
É importante definir as perguntas, pois são elas que vão identificar os pontos de melhoria do negócio. Essas perguntas são elaboradas por profissionais de cada área, veja alguns exemplos de perguntas abaixo:
Marketing
- O negócio tem um público-alvo definido? A resposta dessa pergunta vai direcionar os esforços para o plano de marketing.
- O produto está sendo divulgado de forma moderna e otimizada?
- O que sua publicidade diz sobre a sua empresa que pode chamar atenção de potenciais clientes? A resposta dessas perguntas vão trabalhar em prol de um marketing mais eficaz.
Gestão
- A empresa possui um processo organizado para contratações?
- Está conseguindo delegar as tarefas para não sobrecarregar uma pessoa só?
- Os clientes estão satisfeitos? E os colaboradores estão trabalhando da melhor forma? Tais questões trazem respostas para estruturar bem a gestão da empresa.
Contabilidade e Finanças
- O departamento está qualificado?
- Os vendedores sabem o valor do produto ou serviço que ofertam? Com quais preços pode-se trabalhar que proporcione lucro e seja justo?
Liderança
- Sabe a diferença entre gestores e líderes?
- Sabe identificar o trabalho de cada um?
Com um diagnóstico bem feito será possível ter um panorama da situação da empresa e planejar os próximos passos.
Passo 2 – Colete as respostas
Este passo consiste em coletar as respostas e informações sobre as atividades desenvolvidas na empresa, bem como fazer o levantamento dos problemas e suas causas para serem trabalhados.
Aqui vai algumas ferramentas que pode auxiliar nessa coleta de dados:
- Matriz SWOT, essa ferramenta avalia principalmente a gestão e o grau de competitividade da empresa no mercado.
- Design Thinking, essa abordagem tem o intuito de solucionar problemas, focando na satisfação do cliente.
- Metodologia Lean, já essa ferramenta utiliza de técnicas operacionais para evitar desperdícios de recursos.
Passo 3 – Analise os resultados
Com as informações coletadas, o próximo passo é analisar! Para isso, transforme os resultados em planilhas, gráficos, mapas e tabelas que vão demonstrar uma análise mais detalhada.
Confira alguns aplicativos que ajudam na visualização dos dados:
- Tableau, um dos software mais utilizados para visualizar os dados, ele também possui uma tecnologia de business intelligence, que ajuda na tomada de decisões.
- Google Chart, nele é possível criar gráficos através do dados do usuário e compartilhar com outros colaboradores.
Passo 4 – Identifique os problemas e oportunidades
Identificar os problemas, falhas e gargalos são essenciais para desenvolver as soluções que a empresa precisa.
Há uma ferramenta chamada diagrama de Ishikawa, que classifica os problemas em categorias como máquina, matéria-prima, mão-de-obra, meio ambiente, medidas e métodos.
Essa divisão destaca os fatores que causam os problemas e permite saber em que lugar eles estão mais concentrados. Depois, terá o necessário para pensar nas soluções e possíveis oportunidades.
Passo 5 – Elabore as estratégias e o plano de ação
Agora que você definiu as perguntas, levantou as informações, fez as análises e identificou os problemas e oportunidades, então resta o último passo que é formar estratégias e um plano de ação.
Monte um cronograma bem estruturado para ser seguido a fim de implementar as mudanças necessárias, como também converse com os gestores, líderes e gerentes para pensar no planejamento estratégico e tentar priorizar os setores com baixo desempenho e que tem um maior impacto na empresa.
Conclusão
Bom, tendo em mente a importância de realizar o diagnóstico organizacional da sua empresa para eliminar as fraquezas e ser mais eficiente, agora é só seguir os passos que separamos aqui pois são dicas de ouro para ter uma gestão de sucesso. Até mais!
