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O mapa que pode mudar a produtividade dos processos na sua empresa

Você sabe dizer como se encontra a situação interna atual de sua empresa? O que, exatamente, é feito em cada um dos setores? O quão ágil são os seus processos? E, como eles podem ser melhorados?

 

Caso você tenha respondido não, ou ficado em dúvida, em alguma das perguntas anteriores, saiba que essa é uma realidade frequente entre os empresários. Porém, existe um método capaz de solucionar essas necessidades: o Mapeamento de Processos.

Um processo se dá pela sequência de ações que se repetem periodicamente no dia a dia da empresa. Essa sequência sempre possui início, meio e fim, e é ela que define o que é feito por cada um dos colaboradores.

Através desses processos são colocados em prática a missão, visão e valores da empresa, seus diferenciais competitivos, e estes são responsáveis pela criação de valor na perspectiva do cliente, ou seja, seus processos definem a sua empresa.

 

No entanto, não existe empresa com apenas um processo, e é por isso que o mapeamento se torna uma ferramenta tão fundamental. Ela consiste em identificar quais são os processos que movem a empresa, qual a ordem deles, quem são os respectivos responsáveis e por fim, desenhar as principais atividades, geralmente por meio de um fluxograma.

Por exemplo: Uma padaria possui o processo de produção de pães e, dentro deste, há várias etapas. Primeiramente, deve-se especificar quem irá realizar esta atividade, no caso o padeiro. Em seguida, citar as etapas:

1º: Colocar o fermento na água

2º: Acrescentar os ingredientes necessários

3º:Sovar a massa

4º: Dividí-la em partes

5º: Enrolá-la igual rocambole

6º: Colocar no forno.

 

Mas afinal, para que fazer tudo isso?

A finalidade do mapeamento de processos é deixar claro o que acontece dentro da empresa, buscando um melhor entendimento dos processos de negócios existentes para que, após uma análise, se identifiquem os gargalos na produção e possam ser feitas melhorias nos resultados produtivos e financeiros da organização.

 

Vantagens

   

Visto que a metodologia tem como objetivo o melhor entendimento dos processos para que possam ser feitas as alterações ou substituições necessárias, ela gera diversos benefícios para você empreendedor:

 

  • Possibilita inovação
  • Otimiza os processos
  • Reduz os custos
  • Identifica fatores críticos
  • Aumenta o desempenho dos funcionários
  • Torna possível a conexão de resultados da empresa com os processos de cada setor
  • Melhora a comunicação entre setores
  • Intensifica o trabalho em equipe

 

Além desses citados, o mapeamento de processos também ajuda com o procedimento de introdução de um novo membro a empresa.

Por exemplo, você acabou de contratar um funcionário e precisa explicar para ele tudo o que é feito em cada setor. O mapeamento de processos vai lhe ajudar nessa situação, além de que, caso alguém por eventualidade fique doente e precise ser substituído temporariamente, terá um passo a passo detalhado para que a nova pessoa a assumir as tarefas possa seguir.

 

O que pode dar errado sem ele?

 

Se você não sabe exatamente o que acontece em cada ponto do seu negócio, existe um grande risco de etapas estarem com ações e contratempos desnecessários, assim impedindo o seu crescimento sem que você sequer saiba. Sem os processos mapeados, você pode ter:

 

  • Custos desnecessários
  • Insatisfação do cliente
  • Desorganização interna
  • Etapas com baixa produtividade
  • Má divisão de tarefas entre os funcionários
  • Falha de integração entre sistemas
  • Burocratização

 

Metodologias:

 

1. Fluxograma

O fluxograma é o método mais comum para se realizar um mapeamento de processos. Ele pode ser definido como uma representação gráfica, realizado com figuras geométricas e setas para unir estas figuras, como exemplificado na imagem. O software mais recomendando para realizar um fluxograma seria o Bizagi Modeler.

processos 12. SIPOC

A definição da sigla SIPOC vem de:

S: Supplier (fornecedores do processo)

I: Input (Entradas, através dos fornecedores)

P: Process (etapas do processo)

O: Output (saídas/resultados)

C: Costumer (Clientes).

O software de SIPOC pode ser  encontrado nesse link.

 

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Estes dois são as metodologias mais comuns e utilizadas em relação ao mapeamento de processos. Porém, há outras que podem ser utilizadas, mas que necessitam de um conhecimento maior de mapeamento, como o VSM e BPI, por exemplo.

 

Ferramentas

 

Visto que o mapa se torna tão necessário no entendimento e priorização dos problemas. A seguir estão listadas algumas ferramentas que irão lhe ajudar a implantar a metodologia do mapeamento dentro da sua empresa.

1- Bizagi

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É um software gratuito de notação e modelagem de processos de negócio, capaz também de desenvolver fluxogramas de forma simples.

O programa possui uma característica limpa, ferramentas intuitivas e com legendas explicativas que ajudam até mesmo quem nunca utilizou.

 

 

2. Bpmn.io

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É um editor leve e totalmente online. Além da facilidade de acesso pelo browser, é, também uma ferramenta de fácil acesso onde você pode criar diagramas de processos.

Pode ser feito download dos diagramas e recarregado para editar posteriormente. Porém não possui recursos complementares.

 

 

3. Draw Express Diagram Lite

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Para quem prefere soluções mais dinâmicas e ágeis, ter um aplicativo no celular pode ser uma boa alternativa. Ele lhe permite desenhar os diagramas e após o seu desenho regula as figuras para que fiquem visualmente melhores. No site também há tutoriais bastante intuitivos

 

 

Depois de compreender o que é um mapeamento de processos e os benefícios que ele traz, é importante fazer com que todos os seus colaboradores estejam alinhados com seus pensamentos.

Assim, é fundamental transmitir aos funcionários essa nova cultura que será estabelecida. Isto é, fazer com que eles passem a entender que tudo que acontece dentro da organização passará a ser padronizado e quantificado através de fluxogramas, por exemplo.

Portanto, antes de implantar é essencial compartilhar com os membros o que passará a ser feito a partir de agora, com o intuito de ter melhor aceitação destes.

 

 

A

 

 

Autores do artigo:

 

1

Bruno Schmidt

Consultor de projetos/ Assessor Comercial

 

14

Caroline Ferro

Consultora de projetos/ Assessora de Gestão de Pessoas

 

10

Lorenzo Bergamin

Consultor de projetos/ Assessor de Gestão de Pessoas