Como Fazer um Fluxo de Caixa

Como Fazer um Fluxo de Caixa para Organizar de Vez a Bagunça Financeira do seu Negócio

Você já se sentiu perdido na bagunça das contas do seu negócio? Sem saber dizer se a sua empresa é lucrativa, de onde veio o seu faturamento e onde ele foi parar? Fazer um Fluxo de de Caixa bem feito é a saída para se organizar financeiramente e garantir disciplina para lidar com os gastos e receitas.

Se muitas vezes já nos perdemos com nossas finanças pessoais, imagina nas contas de uma empresa, que movimenta muito mais dinheiro! Sem o devido controle financeiro, talvez gastemos muito mais do que podemos, ou até poderíamos “abrir a mão” e investir mais na empresa, só não sabemos porque não temos esse nível de controle.

Pois bem, se você está aqui, já deve saber bastante sobre importância do Fluxo de Caixa para a gestão financeira. Por isso, este artigo vai cair como uma luva para você, porque será mais “mão na massa” mesmo. Qualquer dúvida que você tiver, fique a vontade pra se pronunciar nos comentários, pode ser?

O que é e por que fazer um Fluxo de Caixa?

O Fluxo de Caixa é um instrumento de controle financeiro que permite acompanhar as movimentações de uma empresa, através de uma relação das entradas (receitas) e saídas (despesas) realizadas em períodos determinados.

Em todo caso, a falta desse controle traz situações comuns, como:

  • Dificuldade ao pagar fornecedores;
  • Problemas com vendas parceladas;
  • Impossibilidade de enxergar a real situação financeira da empresa;
  • Apertos no final do mês e sacrifícios dos sócios;
  • Necessidade de empréstimos ou financiamentos de terceiros.

Estabelecendo um bom controle do Fluxo de Caixa, você consegue gerenciar muito melhor seus gastos, sabendo exatamente quanto se gasta em cada área da empresa, quando esses gastos acontecem e com o que.

Também permite um melhor controle das vendas e demais fontes de receita do seu negócio. É difícil administrar bem os descontos, lidar com diferentes formas de pagamento e vendas a prazo quando as contas no final do mês exigem esse dinheiro em caixa para efetuar os pagamentos. Por isso é essencial programar-se para não ter surpresas ruins nesses momentos.

Tendo esse controle fiel, fica muito mais fácil também definir expectativas futuras e montar um bom planejamento financeiro. Com esse planejamento, você se prepara melhor para tomar decisões de investimentos que irá fazer (comprar alguma máquina nova, contratar mais funcionários, fazer alguma reforma ou expansão do seu negócio para outros locais). Tá aí a importância desse controle para tomar decisões.

Resumindo:

  1. Garante um bom gerenciamento de gastos
  2. Permite um melhor controle das entradas, prazos de pagamento e descontos
  3. Assegura um planejamento financeiro fiel
  4. Apoia o processo de tomada de decisão

Na prática: como fazer um Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa, como uma ferramenta de gestão, pode ser feito de diversas maneiras e ter diversas caras, diferente de outras ferramentas mais padronizadas. É inegável que a tecnologia hoje auxilia muito, exemplo disso são as várias ferramentas de controle financeiro no mercado, mas muitos ainda preferem saídas antigas, como anotar num caderninho ou apenas manter uma relação de gastos e produtos vendidos – opções extremamente desatualizadas.

A saída mais ágil para pequenos empresários e novas empresas, a curto prazo, é trabalhar com uma planilha de Fluxo de Caixa e avaliar a opção de, a médio prazo, adquirir algum software de controle (sob medida ou não).

Um detalhe é que a ferramenta e a análise deve ser organizada a partir de períodos, normalmente mensal quando o propósito é observar as movimentações nesse nível de precisão, ou anual, quando se quer identificar ou prever um resultado mais abrangente.

O Fluxo de Caixa trabalha com o Regime de Caixa

O fluxo de caixa utiliza do regime de caixa para diagnosticar a situação financeira atual de uma empresa, no momento em que se analisa.

Para diferenciar os dois regimes contábeis existentes:

Regime de Competência: o registro do evento se dá na data que o mesmo aconteceu. A contabilidade o define como sendo o registro do documento “na data do fato gerador” (ou seja, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido). Dessa maneira, a contabilidade utiliza esse regime, de forma que o que é contabilizado é o próprio ato.

Ficou confuso? Por exemplo, vamos imaginar que a sua empresa vendeu determinado produto ou serviço parcelado em 10 vezes.  No regime de competência, o que será contabilizado é o total pelo o qual o produto ou serviço foi vendido, na data em que o produto foi vendido, e não o valor da parcela do mês.

Regime de Caixa: é o oposto, onde consideramos o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária. Neste caso, o Financeiro utiliza o Regime de Caixa, ou seja, contabilizando as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos dentro do mês onde foram pagos ou recebidos.

Utilizando aqui o mesmo exemplo do regime de competência, no caso do parcelamento, o que seria contabilizado para o regime de caixa é o valor da parcela que entra naquele mês, e não do total cobrado pelo produto/serviço.

Regimes Contábeis

Portanto, em poucas palavras, a principal diferença entre os dois é que, no regime de competência, utilizamos a data que a compra ou venda aconteceu e, no regime de caixa, quando o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da empresa.

Entradas

As entradas do caixa são as receitas do seu negócio. Para adiantar, tanto para as entradas quanto para as saídas, é necessário que contenha num Fluxo de Caixa o que (os gastos e receitas), quando (as datas) e quanto (os valores) se gasta e se recebe, sendo os dois lados registrados separadamente para depois serem comparados, apontando, assim, o saldo disponível em caixa.

Para as entradas especificamente, é necessário que sejam discriminadas por produto ou pelas fontes de receita do seu negócio para ter uma noção de onde veio aquele dinheiro.

Receita Operacional x Receita Não-Operacional

Além da chamada Receita Operacional, proveniente da venda de produtos e serviços, podem haver as Receitas Não-Operacionais, que é o dinheiro arrecadado de outras formas, normalmente por parcerias, concessões, empréstimos, entre outras maneiras.

É interessante que haja essa separação para facilitar a análise.

Forma de pagamento

No cartão, no débito, no dinheiro, cheque ou por boleto… Se não organizar direito, fica uma bagunça.

Para evitar isso, sempre inclua as formas de pagamento junto das suas anotações do Fluxo de Caixa. Isso facilita bastante as análises futuras, sem falar que cada forma por si só já é diferente, algumas acompanhando taxas específicas, outras não.

É importante que você tenha separado também as compras no cartão por bandeira e até por máquina do cartão (se você trabalha com máquinas diferentes), já que cada máquina onera taxas diferentes. A PagSeguro, por exemplo, cobra cerca de 3,2% sobre cada venda a crédito e 2,4% para vendas a débito em suas maquininhas “Moderninhas”. Já a Cielo cobra taxa de crédito a partir de 2,5% e taxa de débito a partir de 2,0%, mas trabalha com valores de mensalidade. É importante essa reflexão porque você pode estar pagando ou trabalhando com uma maquininha ou plano que não favorecem as necessidades do seu negócio, e você pode conferir algumas opções e todas as taxas nesse artigo da Educando seu Bolso, um blog que tem como objetivo facilitar o relacionamento do cidadão comum com seu dinheiro.

Prazos de Pagamento

À Vista ou à prazo?

Sim, faz diferença. Como comentado anteriormente, o Fluxo de Caixa trabalha com o Regime de Caixa. Portanto, a receita das vendas deve ser posicionada no Fluxo de Caixa quando ela realmente entrará no caixa da empresa, e não com o valor inteiro entrando no momento da venda.

Saídas

As saídas do caixa são os gastos do seu negócio.

Na mesma linha do registro das entradas, como já adiantado, é preciso considerar o que (descrição), quando (as datas) e quanto (os valores) se gasta com cada coisa para fazer um fluxo de caixa correto. E, com isso, alguns métodos comuns são utilizados, e serão pautados a seguir.

Classificação dos Gastos

É importante também ter bem separado os gasto por sua classificação.

A classificação dos gastos, diferente do que muitos pensam, não é uma mera formalidade contábil. Ela é fundamental na hora de analisar os números da empresa, principalmente para tomar decisões importantes.

Gastos são todos os sacrifícios financeiros que uma empresa pratica a fim de atingir seus objetivos. É um conceito amplo e se aplica a todos os bens e serviços adquiridos. Os gastos, por sua vez, podem ser classificados como:

  • Custos: São gastos relacionados à produção ou atividade fim da empresa. Ex.: Mão de obra, máquinas, fornecedores e insumos de produção são custos frequentes de empresas (no caso, para comércios e varejo).
  • Despesas: São gastos, normalmente administrativos, que em geral não estão ligados com à produção ou atividade fim. Ex.: as despesas administrativas (com material de escritório, depreciação, salário dos funcionários administrativos, IPTU e FGTS e despesas de férias, alugueis, contas de água e esgoto, luz e energia, entre outros ), despesas financeiras (juros, concessões, comissões e despesas bancárias, etc.) e despesas comerciais (comissão de vendas, propaganda e publicidade, brindes, embalagens e devolução de vendas, etc.)
  • Perdas: Bens ou serviços consumidos de forma anormal e involuntária e que ocorrem espontaneamente. Ex.: alagamentos, incêndio, falhas espontâneas não previstas de máquinas e equipamentos, etc.
  • Investimentos: Todos os sacrifícios que uma organização tem para adquirir bens ou serviços (gastos) que são “estocados” nos Ativos da empresa para baixa ou amortização somente quando for vendido, consumido ou até desaparecido ou desvalorizado. Ex.: aquisição de imóveis e formação de estoque, máquinas, ferramentas, etnre outros.

Centros de Custo

Outra prática interessante é a separação dos gastos por centros de custo. Os centro de custo são unidades dentro de uma organização, geralmente projetos, departamentos, ou família de produtos de uma empresa, que representam as despesas e receitas. É uma maneira eficiente de agrupar as entradas e saídas para uma melhor análise de partes do negócio, como quais são as maiores fontes de receita do negócio, com o que se gasta mais ou onde mais/menos investimos.

Por exemplo: se sua empresa tem uma área administrativa, uma de produção e uma de vendas. Você pode começar definindo cada uma delas como um centro de custo e lançar separadamente cada gasto. Ao final, pode analisar especificamente uma situação hipotética como “Quanto a área de produção está gastando este mês?”.

Análises

Fluxo de Caixa

Fluxo de Caixa

A análise do Fluxo de Caixa em si leva em conta apenas as entradas e saídas, apontando o saldo do que foi exercido naquele período. Ele não leva em consideração o que já estava disponível em caixa, apenas o resultado da relação do que se ganhou e do que se gastou naquele determinado momento. É praticamente o Lucro Bruto da sua organização.

Fluxo de Caixa Acumulado

O Fluxo de Caixa acumulado, no entanto, aponta esse saldo disponível em caixa. Isso porque ele compara o Lucro bruto do período em análise com o resultado obtido nos últimos períodos.

Fluxo de Caixa Ajustado

O Fluxo de Caixa ajustado, no entanto, reflete e aponta o primeiro fluxo (o que aponta o Lucro bruto) removendo o impacto de uma taxa específica, normalmente a taxa de inflação.

Muitas vezes você pode perceber um resultado levemente maior num período em relação a outro, mas esse impacto foi gerado apenas pela valorização da moeda (inflação). Ou seja, o esforço para gerar aquele resultado foi o mesmo. Você pode entender um pouco mais sobre o que é a inflação nesse artigo do Portal G1, da Globo, e conferir os valores mais recentes nesse artigo da revista Valor Econômico.

Ele traz, então, quanto o dinheiro vale realmente, e permitindo essa análise mais acertada. Isso vale, principalmente, para quando projetamos uma expectativa de fluxo de caixa futuro.

Fluxo de Caixa Acumulado Ajustado

Esse último, agora, aponta o Fluxo de Caixa Acumulado sem o impacto da valorização da moeda ou de qualquer outra taxa utilizada para a análise. De forma prática, ele traz o saldo real que você tem disponível, comparado aos últimos Fluxos de Caixa.

 Para começar hoje

Ficou mais tangível o que é o Fluxo de Caixa? Conseguirá colocar em prática?

Planilha de Fluxo de Caixa

Otávio Pacheco

Diretor de Marketing em Esag Jr. Consultoria em Administração
Graduando em Administração Empresarial